バーチャルオフィスの選び方や契約前のチェックポイントを解説！

バーチャルオフィスとは、文字通り仮想のオフィスです。
物理的なオフィスが必要ない方へ、登記も可能な「オフィス住所」を提供する住所レンタルサービスのことです。
近年、働き方や意識の変化から働く場所としてのオフィスがなくても事業を進めやすくなっています。またそれは、個人事業主やフリーランスだけでなく企業でも同様の需要が高まっています。
ただし、事業をはじめるにあたって住所は必要です。事業住所がなければ法人登記や事業所登録ができないのです。
「オフィスは不要だけど住所はほしい」
そんなニーズに応えるために生まれたのがバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスは、実際のオフィスを必要としないため大幅にコスト削減できるところが大きな魅力です。追加オプションとして固定電話や専用FAX番号、郵便物転送、貸し会議室などを利用できるところも多くあります。

【バーチャルオフィスはこんな方々におすすめです】
・連絡先住所を都内の一等地にほしい
・個人事業主やフリーランスの方で自宅とは別の住所を利用したい
・これから起業する予定だがオフィスはまだ必要ない

料金体系は月額プラン＋オプション

バーチャルオフィスの基本サービスは、住所貸し出しと郵便物転送です。
住所は名刺やパンプレットの紙媒体だけでなくWebサイトにも掲載できます。新たに都心部に事務所を構えるとなると高い費用がかかってしまいますが、バーチャルオフィスなら都心部の住所を安く手に入れることができます。個人事業主の場合は自宅以外を事務所として表記することができるので、プライバシーが守られます。
また、バーチャルオフィスは事務所に届く郵便物を受け取ってくれることがほとんど。事業所や会社宛に届く大量のDMにわずらわされることが減ります。
郵便物転送については基本サービスに含まれていることがほとんどですが、追加料金がかかるところもありますのでご確認ください。

提供内容は住所貸し出し＋郵便物転送が一般的

バーチャルオフィスの基本的なサービスは、住所貸し出しと郵便物転送です。
住所は名刺やパンプレットの紙媒体だけでなくWebサイトにも掲載できます。新たに都心部に事務所を構えるとなると高い費用がかかってしまいますが、バーチャルオフィスなら都心部の住所を安く手に入れることができます。個人事業主の場合は自宅以外を事務所として表記することができるので、プライバシーが守られます。
また、バーチャルオフィスは事務所に届く郵便物を受け取ってくれることがほとんど。事業所や会社宛に届く大量のDMにわずらわされることが減ります。
郵便物転送については基本サービスに含まれていることがほとんどですが、追加料金がかかるところもありますのでご確認ください。

固定電話や専用FAX番号、貸し会議室などのオプション

バーチャルオフィスのオプションとして代表的なのは、電話番号利用です。
Webサイトなどに記載されている会社情報の中に固定電話番号があると会社の信用度が高まります。そういったニーズに答え、多くのバーチャルオフィスではオプションとして固定電話番号の付与を提供しています。
また、受信電話を指定の携帯電話へ転送するサービスや電話を代わりに対応してくれる秘書代行サービス、FAXをデジタルデータに変換して転送してくれるサービスを提供しているところもあります。
ほかにも会議室レンタルができるバーチャルオフィスもあります。利用金額や部屋サイズはさまざまなので、取引相手の訪問時の会議室利用などを検討している方は事前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスを予算だけで決めてしまうと、予想外のコストがかかってしまったり、あとから後悔してしまったりすることも。契約する前に注意したい3つのステップを解説します。

1. 必要なサービスを明確にする

バーチャルオフィスのサービスは、住所だけを借りられるものから、オプションが充実したものまでさまざまなバリエーションがあります。この中から最適なサービスを選ぶには、ご自身の利用目的をまずは整理する必要があります。
利用目的を整理したら、必要なサービスを洗い出し優先順位をつけましょう。例えば「住所の場所や外観にこだわりたい」「会議室や応接室なども利用できるところにしたい」など、優先度の高い順に必要だと考えるサービスを羅列してみてください。

2. 予算を決める

バーチャルオフィスで利用できるサービス内容は、料金によって異なります。
月々いくらで利用したいのか、予算を決めましょう。

3. 必要なサービスが網羅されたプランを探す

利用目的によって必要なサービスは異なります。例えばネットショップを開業したい場合であれば、発送先として記載する住所や問い合わせ先として掲載する電話番号のほか、商品を保管する場所も確保したいといったニーズがあるでしょう。必要なサービスを網羅できるサービスを探し、すべてを網羅したものがない場合は優先度の高いサービスが含まれたものを選びましょう。

【※各社のプランを比較する際の注意点】
バーチャルオフィスのサービスは、基本プランとオプションで構成されていることがほとんどです。基本プランに含まれているものとオプションで追加できるものは運営会社によって大きく異なります。基本プランだけでは正確な比較ができないため、「必要なサービスを網羅するにはオプションも含めていくらかかるのか？」を基準に各社の金額を確認し、比較するようにしましょう。

「希望する内容を網羅できるサービスやプランは見つかったものの予算オーバーしてしまう」という場合は、サービスを見直し優先順位を再度検討してみましょう。利用目的や運用プランを改めて見直すと、「レンタル会議室はいらないかな」など、不要なものが見えてくるかもしれません。

次にバーチャルオフィスの選び方のモデルについてご紹介します。
以下の3つのパターンを参考にしてみてください。
（※以下、想定顧客を基にした架空のモデルケースです）

モデルケース1

職業：ネットショップ事業者
月額予算：2,000〜4,000円
利用目的：ホームページ上の「特定商取引法に基づく表記」の中に事業者の住所を記載しなければならず、自宅住所ではないビジネス用の住所としてバーチャルオフィスを利用
利用サービス：住所利用・郵便物転送

モデルケース2

職業：会計士
月額予算：7,000～10,000円
利用目的：コストカットのための事務所移転。受付対応や電話転送のほか、必要に応じて会議室も利用できるバーチャルオフィスを利用。訪問が多いため、ビルの外装・内装がリッチな店舗を利用。
利用サービス：住所利用・郵便物転送・電話転送・受付対応・会議室レンタル

モデルケース3

職業：ベンチャー企業経営者
月額予算：4,000～7,000円
利用目的：東京都内の一等地に事務所を立てたかったが、コストと時間がかかりすぎるため「住所利用・固定電話番号・郵便物転送・受付対応・会議室レンタル」などができるバーチャルオフィスを利用
利用サービス：住所利用・郵便物転送・固定電話番号・受付対応・会議室レンタル

契約後に「選ぶサービスを間違えたかも.....」といった後悔をしないよう、以下のポイントを契約前にチェックしましょう。

厳格な入会審査基準を設けているか

契約前に運営会社がきちんと入会審査を行っているか確認しましょう。
本人確認と事業内容の確認をせずに契約できるバーチャルオフィスは利用しないほうが良いでしょう。入会審査が甘いところは、悪徳業者や反社会勢力などの関係者が契約しやすい環境のため、犯罪に利用される可能性があります。もし何か事件が起きた場合、借りている住所の価値が下がってしまい、ビジネスにも影響してしまうかもしれません。

コーポレートサイトを確認する

バーチャルオフィス運営会社のWebサイトを確認することも大切です。
ホームページの内容を確認し、信頼できる運営会社かどうか判断をしましょう。バーチャルオフィス自体が新しいビジネスのため、運営会社の倒産リスクがあります。運営会社の都合で急に閉鎖してしまった場合、費用をかけて登記した住所を変更しなければなりません。急な値上げや価格変更で継続利用が難しくなる可能性もあります。

それ以外にもサイトのデザインが古く、情報発信しているコンテンツが少ないところは経営に対してやる気が感じられず、不安を感じてしまうかもしれません。なるべく利用者の信頼を得るための工夫をしているところの方が安心して利用できるでしょう。

セキュリティ体制について確認する

バーチャルオフィスを契約する前にセキュリティについても確認しておきましょう。例えば郵便物や書類のセキュリティが甘いと、情報漏えいなどのトラブルにつながる恐れがあります。

その他のチェックポイント

バーチャルオフィスを契約するにあたり、確認しておきたい細かいチェックポイントを以下にリスト化しました。

・契約や解約に関する規約
最低契約期間、更新費用、解約金の有無、解約における事前の通知期間について確認しておきましょう。

・最寄駅や自宅からの距離
バーチャルオフィスが自宅から近ければ郵便物を受け取りに行くという選択肢もあると思います。
郵便物の来店受取が可能か、転送サービスがあるのかどうか、費用はいくらなのか、を踏まえて確認しておくとよいでしょう。

・住所がある町の治安や雰囲気
土地にはそれぞれのイメージがあります。ご自身の事業イメージと合う場所にバーチャルオフィスを置くことで、イメージがアップしブランディングにも繋がります。

バーチャルオフィスとは、事業に必要な「住所」を得られるサービスです。基本サービスである住所利用・郵便物転送のほか、ユーザーの用途や目的に応じた複数のサービスを用意しており必要最低限のコスト、かつ短い期間で開業、起業の準備をすることができます。
サービス内容や料金が多様なため、自分に合ったサービスを選ぶには、段階を踏んでプランを絞り込んでいくことが大切です。
また、契約前に必ず「厳格な審査基準を設けているか」「セキュリティ体制が整っているか」などの確認を。契約後に後悔しないためにもしっかりチェックすることが大切です。

プランを絞り込み、運営体制がしっかりしていることが分かれば、安心して契約に進みましょう。バーチャルオフィスの選び方でお悩みの方は、ぜひこの記事を参考に自分に合ったサービスを選んでみてください。