バーチャルオフィスの選び方！失敗しないための10個のチェックポイントを詳しく解説

バーチャルオフィスとは、文字通り仮想のオフィスです。
物理的なオフィスが必要ない方へ、登記も可能な「オフィス住所」を提供する住所レンタルサービスのことです。
近年、働き方や意識の変化から働く場所としてのオフィスがなくても事業を進めやすくなっています。またそれは、個人事業主やフリーランスだけでなく企業でも同様の需要が高まっています。
ただし、事業をはじめるにあたって住所は必要です。事業住所がなければ法人登記や事業所登録ができないのです。
「オフィスは不要だけど住所はほしい」
そんなニーズに応えるために生まれたのがバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスは、実際のオフィスを必要としないため大幅にコスト削減できるところが大きな魅力です。追加オプションとして固定電話や専用FAX番号、郵便物転送、貸し会議室などを利用できるところも多くあります。

【バーチャルオフィスはこんな方々におすすめです】
・連絡先住所を都内の一等地にほしい
・個人事業主やフリーランスの方で自宅とは別の住所を利用したい
・これから起業する予定だがオフィスはまだ必要ない

関連記事：バーチャルオフィスとは？サービスの概要やメリット・デメリットを徹底解説

提供内容は住所貸し＋郵便物転送が一般的

バーチャルオフィスの基本的なサービスは、住所貸し出しと郵便物転送です。
住所は名刺やパンプレットの紙媒体だけでなくWebサイトにも掲載できます。新たに都心部に事務所を構えるとなると高い費用がかかってしまいますが、バーチャルオフィスなら都心部の住所を安く手に入れることができます。個人事業主の場合は自宅以外を事務所として表記することができるので、プライバシーが守られます。
また、バーチャルオフィスは事務所に届く郵便物を受け取ってくれることがほとんど。事業所や会社宛に届く大量のDMにわずらわされることが減ります。
郵便物転送については基本サービスに含まれていることがほとんどですが、追加料金がかかるところもありますのでご確認ください。

オプションで固定電話やFAX番号、貸し会議室など

バーチャルオフィスのオプションとして代表的なのは、電話番号利用です。
Webサイトなどに記載されている会社情報の中に固定電話番号があると会社の信用度が高まります。そういったニーズに答え、多くのバーチャルオフィスではオプションとして固定電話番号の付与を提供しています。
また、受信電話を指定の携帯電話へ転送するサービスや電話を代わりに対応してくれる秘書代行サービス、FAXをデジタルデータに変換して転送してくれるサービスを提供しているところもあります。
ほかにも会議室レンタルができるバーチャルオフィスもあります。利用金額や部屋サイズはさまざまなので、取引相手の訪問時の会議室利用などを検討している方は事前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスを予算だけで決めてしまうと、予想外のコストがかかってしまったり、あとから後悔してしまったりすることも。契約する前に注意したい3つのステップを解説します。

1. 必要なサービスを明確にする

バーチャルオフィスのサービスは、住所だけを借りられるものから、オプションが充実したものまでさまざまなバリエーションがあります。この中から最適なサービスを選ぶには、ご自身の利用目的をまずは整理する必要があります。
利用目的を整理したら、必要なサービスを洗い出し優先順位をつけましょう。例えば「住所の場所や外観にこだわりたい」「会議室や応接室なども利用できるところにしたい」など、優先度の高い順に必要だと考えるサービスを羅列してみてください。

2. 予算を決める

バーチャルオフィスで利用できるサービス内容は、料金によって異なります。
月々いくらで利用したいのか、予算を決めましょう。

3. 必要なサービスが網羅されたプランを探す

利用目的によって必要なサービスは異なります。例えばネットショップを開業したい場合であれば、発送先として記載する住所や問い合わせ先として掲載する電話番号のほか、商品を保管する場所も確保したいといったニーズがあるでしょう。必要なサービスを網羅できるサービスを探し、すべてを網羅したものがない場合は優先度の高いサービスが含まれたものを選びましょう。

【※各社のプランを比較する際の注意点】
バーチャルオフィスのサービスは、基本プランとオプションで構成されていることがほとんどです。基本プランに含まれているものとオプションで追加できるものは運営会社によって大きく異なります。基本プランだけでは正確な比較ができないため、「必要なサービスを網羅するにはオプションも含めていくらかかるのか？」を基準に各社の金額を確認し、比較するようにしましょう。

「希望する内容を網羅できるサービスやプランは見つかったものの予算オーバーしてしまう」という場合は、サービスを見直し優先順位を再度検討してみましょう。利用目的や運用プランを改めて見直すと、「レンタル会議室はいらないかな」など、不要なものが見えてくるかもしれません。

次にバーチャルオフィスの選び方のモデルについてご紹介します。
以下の3つのパターンを参考にしてみてください。
（※以下、想定顧客を基にした架空のモデルケースです）

モデルケース1

職業：ネットショップ事業者
月額予算：2,000〜4,000円
利用目的：ホームページ上の「特定商取引法に基づく表記」の中に事業者の住所を記載しなければならず、自宅住所ではないビジネス用の住所としてバーチャルオフィスを利用
利用サービス：住所利用・郵便物転送

モデルケース2

職業：会計士
月額予算：7,000～10,000円
利用目的：コストカットのための事務所移転。受付対応や電話転送のほか、必要に応じて会議室も利用できるバーチャルオフィスを利用。訪問が多いため、ビルの外装・内装がリッチな店舗を利用。
利用サービス：住所利用・郵便物転送・電話転送・受付対応・会議室レンタル

モデルケース3

職業：ベンチャー企業経営者
月額予算：4,000～7,000円
利用目的：東京都内の一等地に事務所を立てたかったが、コストと時間がかかりすぎるため「住所利用・固定電話番号・郵便物転送・受付対応・会議室レンタル」などができるバーチャルオフィスを利用
利用サービス：住所利用・郵便物転送・固定電話番号・受付対応・会議室レンタル

契約後に「選ぶサービスを間違えたかも.....」といった後悔をしないよう、以下のポイントを契約前にチェックしましょう。

厳格な入会審査基準を設けているか

契約前に運営会社がきちんと入会審査を行っているか確認しましょう。
本人確認と事業内容の確認をせずに契約できるバーチャルオフィスは利用しないほうが良いでしょう。入会審査が甘いところは、悪徳業者や反社会勢力などの関係者が契約しやすい環境のため、犯罪に利用される可能性があります。もし何か事件が起きた場合、借りている住所の価値が下がってしまい、ビジネスにも影響してしまうかもしれません。

コーポレートサイトを確認する

バーチャルオフィス運営会社のWebサイトを確認することも大切です。
ホームページの内容を確認し、信頼できる運営会社かどうか判断をしましょう。バーチャルオフィス自体が新しいビジネスのため、運営会社の倒産リスクがあります。運営会社の都合で急に閉鎖してしまった場合、費用をかけて登記した住所を変更しなければなりません。急な値上げや価格変更で継続利用が難しくなる可能性もあります。
それ以外にもサイトのデザインが古く、情報発信しているコンテンツが少ないところは経営に対してやる気が感じられず、不安を感じてしまうかもしれません。なるべく利用者の信頼を得るための工夫をしているところの方が安心して利用できるでしょう。

セキュリティ体制はどうか

バーチャルオフィスを契約する前にセキュリティについても確認しておきましょう。たとえば郵便物や書類のセキュリティが甘いと、情報漏えいなどのトラブルにつながる恐れがあります。

延長や解約の条件はどうか

バーチャルオフィスの契約を延長、または解約するにあたって、必要な条件などがないかを予めよく確認しておきましょう。多くの場合、解約希望日の1ヶ月前に申告することがほとんどですが、利用期間によっては違約金が発生する場合もあります。

また、元々の契約期間が〇ヶ月と決まっている場合、延長手続きや、それに伴って料金がどう変化するのかなど、契約に関する条件は予めしっかりと確認しておきましょう。

サービスに過不足はないか

バーチャルオフィスの利用にあたって、立地や料金だけでなく、オプションサービスの充実さも決め手の1つです。たとえば、法人向けの会計サービスや登記変更サービスを格安で利用できるなどの利用者特典があります。事業を行うために必要な業務を簡単、かつコストを低く抑えられるサービスの有無を確認しましょう。

まずは必要なランニングコストを算出し、それらを軽減できるサービスが含まれているかの比較が必要です。

自社イメージと合うグレードの建物か

バーチャルオフィスを構えるにあたって、建物が古すぎたり外観が自社のイメージとかけ離れていたりしないかも、チェックしておきたいポイントです。たとえば、ネットショップで美容器具を販売したい場合、「美しくなる」というイメージとは反対に、建物の外観が古くて雑居ビルのような雰囲気だと、途端に怪しさを感じてしまいます。
自社のブランディングを下げてしまうような建物は逆効果になりかねません。建物のグレードをある程度決めておくことも重要です。

DMMバーチャルオフィスは住所非公開のため、建物情報は事前公開していません。

立地や最寄り駅からの距離などを確認

バーチャルオフィスの立地が自宅から近い、または離れすぎていないかという点もチェックしておきましょう。郵便物の受け取りに出向く際に、あまりにも遠すぎるのはとても不便に感じてしまいます。
郵便物を来店受取できるかどうか、転送サービスについてもプランや費用を確認しておく必要があります。サービスによっては、定期的に郵便物を転送してくれたり、カスタマイズして即時・日時指定転送が可能な個別転送ができたりするものもあります。

DMMバーチャルオフィスでは、来店受取できるのは一部店舗に限られます。また立地情報は非公開です。

有人オフィスか、無人オフィスか

バーチャルオフィスには受付に人が常駐しているオフィスの他に、人が常駐していない無人のオフィスもあります。受付に人がいると、来客時に対応してもらえたり、荷物を受け取ってもらえたりするなど、何かと便利な部分が多くあります。
オフィスを選ぶ際には、業務内容的に有人のオフィスが必要かを考え、契約したいオフィスに受付が常駐しているかをチェックしましょう。郵便物を転送してくれるサービスを活用することで、無人オフィスでも利用しやすくなります。　

過去にトラブルはなかったか確認

バーチャルオフィスを契約する上では、その建物や契約する会社の安全性がクリアされているか、信頼性のある会社であるかが大切です。契約前には、過去にそこで何かしらのトラブルが起こっていないかなどを調べてみましょう。
不安な場合は、信頼性が高く、なおかつ実績も多い大手企業が運営しているバーチャルオフィスを選択するのがおすすめです。

他にない魅力的なサービスがあるか

バーチャルオフィスを提供している企業は多くあり、それぞれが異なるサービスを売り出しています。他の企業にはないサービスを提供している点も決め手の1つになります。
たとえば、英会話の講座を安く提供していたり、ビジネス用のカーシェアが安価に利用できたり、なかには勤怠管理システムを提供している企業もあります。さまざまな企業のサービスを比較して検討していきましょう。

これまで紹介したように、バーチャルオフィスを選ぶ上では料金やサービス内容、建物のグレードなどをチェックしなければなりません。

DMMバーチャルオフィスでは、事業の内容やオフィスの使い方に合わせたプランとオプションを用意しており、利用用途に合わせたサービスを提供しています。ネットショップ経営者やIT系事業者、コンサルティングなど、利用者の職種はさまざまです。

DMMバーチャルオフィスの特徴

住所非公開でトラブル予防

DMMバーチャルオフィスは提供住所を公にしていないため、バーチャルオフィス利用であることがバレにくく、安心して利用できます。また、住所同様に個人の電話番号公開に抵抗がある場合、固定電話セットプランも提供しています。

法人口座開設実績が多数

バーチャルオフィスを利用する際の気になる点として、法人口座を開設できるかどうかが挙げられます。DMMバーチャルオフィスでは、メガバンクやネットバンクを始めとする多数の金融機関での法人口座の開設実績がございます。

・みずほ銀行
・三菱UFJ銀行
・りそな銀行
・ゆうちょ銀行
・住信SBIネット銀行
・楽天銀行
・PayPay銀行
・GMOあおぞらネット銀行

参考：法人口座の開設実績 | DMMバーチャルオフィス

業界最安水準！月額660円から利用可能

DMMバーチャルオフィスでは、内容に合わせて以下の3つのプランを提供しています。

参考：DMMバーチャルオフィスの料金プラン

郵便物通知や転送、特商法表記、屋号利用などプランごとに内容が異なります。

バーチャルオフィスは、「ビジネス住所」を利用できるサービスです。基本である住所利用や郵便物転送のほか、用途や目的に応じた複数のプランを用意しており必要最低限のコスト、かつ短い期間で開業・起業準備ができます。

サービス内容や料金が多様なため、自分に合ったサービスを選ぶには、段階を踏んでプランを絞り込んでいくことが大切です。また、契約前に必ず「厳格な審査基準を設けているか」「セキュリティ体制が整っているか」などの確認を。契約後に後悔しないためにもしっかりチェックしましょう。