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バーチャルオフィスとは?サービスの特徴やメリットデメリットを紹介!

提供元:
DMMバーチャルオフィス
バーチャルオフィスとはどのようなサービスなのでしょうか?
この記事では、サービス内容や料金、利用するメリットデメリットの他、自分に合ったサービスの選び方など、サービスの全体像について詳しくご紹介します。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、文字通り仮想のオフィスです。
物理的なオフィスが必要ない方へ、登記も可能な「オフィス住所」を提供する住所レンタルサービスのことです。

近年、働き方や意識の変化から働く場所としてのオフィスがなくても事業ができるようになりました。個人事業主やフリーランスだけでなく、企業でもその需要が高まっています。
一方で事業をはじめるには住所がなければ法人登記や事業所登録ができません。
「オフィスは不要だけど住所はほしい」そんなニーズに応えるために生まれたのがバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスは、実際のオフィスを利用しないため大幅にコスト削減できるところが大きな魅力です。また、追加オプションとして固定電話や専用FAX番号、郵便物転送、貸し会議室などを利用できるところがほとんどです。

【バーチャルオフィスはこんな方々におすすめです】
・連絡先住所を都内の一等地にほしい
・個人事業主やフリーランスの方で自宅とは別の住所を利用したい
・これから起業する予定だがオフィスはまだ必要ない

バーチャルオフィスと類似サービス

バーチャルオフィスと同等の機能を有するサービスとして、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースがあります。それぞれどのような違いがあるのでしょうか?まずはそれぞれのサービスについてご紹介します。

レンタルオフィス


レンタルオフィスとは、業務に利用するスペースを貸し出すサービスのひとつです。スペース以外にも、デスクやイスといった備品も備えており、自身で物件を探して契約したり、備品を購入せずともオフィスを持つことができます。

シェアオフィス


シェアオフィスとは、働く場所を提供するサービスのひとつです。特定の空間をその他の利用者とシェアして利用します。
オフィスを借りられるという部分ではレンタルオフィスと同じですが、シェアオフィスはフリーアドレス形式であることが多く、個室は借りられないことがほとんどです。

コワーキングスペース


コワーキングスペースは、レンタルオフィス・シェアオフィスと同様に「働く場所」を提供するサービスのひとつです。「特定の空間をその他の利用者と共同で利用する」という部分ではシェアオフィスと同じサービスです。
シェアオフィスとの違いは、利用者間の交流が活発になる仕掛けがあるところで、勉強会などのイベントや利用者同士の技術交流などが行われます。業務をするだけでなく、ビジネスの幅を広げられるのがコワーキングスペースの特徴です。

バーチャルオフィスと類似サービスの違い


バーチャルオフィスと類似サービスであるレンタルオフィス・シェアオフィス・コワーキングスペースの最大の違いは、「働く場所」を提供しているか否かです。
働く場所を必要としていない方はバーチャルオフィスを、それ以外の方は類似サービスを検討しましょう。どのような方がどのサービスに向いているのかは、以下を参考にしてみてください。
・バーチャルオフィス
オフィス住所や電話番号のみの利用で、コストを最小限に抑えたい方向け

・レンタルオフィス
個室オフィスが必要で賃貸よりもコストを抑えたい方向け

・シェアオフィス
個室は不要だが作業スペースを低コストで確保したい方向け

・コワーキングスペース
低コストで作業スペースを確保しつつ、人脈やビジネスの幅も広げたい方向け
基本的にはこのように棲み分けられますが、オフィスサービスが多様化したことにより、上記に該当しないケースも増えています。
「会議室や業務スペースも追加でレンタル利用できるバーチャルオフィス」などが良い例です。レンタルオフィスだけでなくバーチャルオフィスも提供するなど複数サービスを提供している会社もあります。

関連記事:バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは?各メリットや選び方を紹介!

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィスの基本サービスとオプションで追加できるサービスについてご紹介します。

バーチャルオフィスの基本サービス


バーチャルオフィスの基本サービスは、バーチャルオフィスの運営会社が契約、または所有している物件を自身のオフィス住所として利用できる住所貸しです。
自身で物件を契約することなく住所を安価で利用できます。名刺やWebサイトの事務所所在地として記載することもできます。
また、利用者は自宅住所を明かす必要がなくなるため、プライバシー保護の面でも役立ちます。
住所貸しの他、基本サービスに郵便物転送サービスが含まれていることがあります。

バーチャルオフィスの追加オプションサービス


バーチャルオフィスでは、基本サービス以外にビジネスに役立つオプションプランが多数用意されています。代表的なものをいくつかご紹介します。

来客対応


来客対応サービスとは、自身がその住所にいなくても代わりに受付や来客対応をしてもらえるサービスのことです。バーチャルオフィスは住所を借りるだけのサービスのため、自身の不在で大事な要件に対応できないという事態が生じます。
そういった場合に備えて、常駐の受付スタッフが要件や名刺を預かってくれます。
オフィスに急な来客があった場合、受付がいるのといないのとでは大きな差が生まれるので大変便利なサービスです。来客の可能性がある業種の方がバーチャルオフィスを利用する場合は非常に有効だといえます。

貸し会議室


ビジネスをしていると発生する「商談や打ち合わせ」に対応するためには、会議室などのスペースが必要です。「商談や打ち合わせ」が発生する業種の方にも便利にバーチャルオフィスを利用してもらうために、オプションで貸し会議室を提供しているサービスがあります。昨今はビデオ会議が主流になってはいますが、対面での打ち合わせが必要なときにそれができる場所があると安心です。
バーチャルオフィスの住所の建物内に会議室が用意されている形態の他、貸し会議室サービスと提携している場合もあります。サービス形態や利用料金、予約方法などはバーチャルオフィスによって異なるため、事前に確認するようにしましょう。

書類保管


書類保管サービスとは、重要書類をバーチャルオフィスの住所で保管・管理できるサービスです。定款や株主名簿などの書類は本社所在地で保管することが会社法で義務付けられているため、法人登記の本社所在地をバーチャルオフィスの住所にした方にとっては非常に便利でしょう。
重要書類を保管・管理してもらう必要があるため、利用を検討する際は安心して預けることができるように保管方法やセキュリティ体制をしっかり確認しましょう。

電話秘書代行


電話秘書代行とは、オペレーターが電話応対をしてくれるサービスのことです。
契約者の屋号や法人名で応対してくれ、用件は後ほどメールなどで知らせるか、指定の連絡先に取次を行います。
このサービスを利用すると、電話対応のためのスタッフを雇うコストをかけずにすみます。電話に出られず、ビジネスチャンスの損失を防ぐことができる他、営業電話の対応を代わりに行ってもらえるなどのメリットがあります。
業者や取引先から電話がかかってくる業種の方におすすめのサービスです。メールにて要件を知らせるのか、指定電話番号への取次を行うのかなど、会社によってサービス内容が異なるため、事前に確認しましょう。

融資・補助金・助成金サポート


提携の税理士、行政書士、公認会計士などの専門家から、融資・補助金・助成金を得るための具体的なテクニックや方法を学びながら資金調達を進めることができます。どのようなサポートを受けられるのかは運営会社によって異なるため、専門家による資金調達のサポートを利用したい場合は、担当者に一度問い合わせてみましょう。

このように、バーチャルオフィスのオプションサービスにはさまざまなバリエーションがあります。「会社設立代行、法人登記代行、名刺やロゴのデザイン、ホームページの制作」などのサービスを用意している場合もあり、自身の要望に合わせて組み合わせることができます。
住所貸し出しと郵便物転送といった基本サービスのほかにどのようなオプションが必要になるかを吟味して、自身の事業に合ったサービスを選択しましょう。

バーチャルオフィスの料金相場と最安値

バーチャルオフィスを利用するにはどのぐらいの費用が必要なのでしょうか?
ここでは、バーチャルオフィスを利用するための料金はどの程度なのか。相場や最安値についてご紹介します。

料金は運用コストによって異なる


バーチャルオフィスの料金は、運営会社によってバラバラです。
住所やサービスのグレードに差がない場合でも、月額1,000円台のところと月額4,000円台のところがあるなど、運営会社によって料金の決め方が大きく異なります。

住所やサービスに大きな違いがないにも関わらず、このような料金の差が発生する理由は、運用コストだと考えられます。

例えば、
「受付スタッフの有無」「清掃業者が入る頻度」
など、運営にコストをかけているか否かによって、基本料金が大きく変わる傾向があります。。コストをかけている場合はその分基本料金が高くなり、逆にそこまでコストをかけていない場合、基本料金は安くなります。

住所やサービスのグレードに差がない場合、高いところと安いところ、どちらが良いかは利用者によって大きく変わります。バーチャルオフィスの利用目的や用途を整理して、自身に合ったサービスを選びましょう。

関連記事:バーチャルオフィスの料金体系と受けられるサービスの違いを解説

バーチャルオフィスの最安値と提供サービス


バーチャルオフィスの最安値は、月額500円程度です。提供サービスは住所貸しのみがほとんどですが、郵便物転送サービスが含まれていることもあります。オプションなども用意されていないことが多いので「とにかく安くビジネス用の住所を準備したい。エリアや物件などにまったくこだわらない。その他のサービスは不要」といった方に向いたサービスだといえます。
 
関連記事:格安バーチャルオフィスでできることは?提供内容や注意点を紹介!

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

ここまでバーチャルオフィスのサービス内容や料金についてご紹介しました。続いてバーチャルオフィスのメリット・デメリットについてご紹介します。

バーチャルオフィスのメリット


バーチャルオフィスを利用するメリットとしては以下の3点が挙げられます。

・ 都会一等地やビジネス街などの住所を取得できる
・ 自宅住所を公開せずに済む
・ 時間やコストを大幅に削減できる

それぞれの詳細については以下で解説します。

都会一等地やビジネス街などの住所を取得できる


バーチャルオフィスを利用することで事業に必要な「オフィス住所」を取得できます。
事業を始めるにあたって、法人登記だけでなく名刺やWebサイトに記載するためにも住所は必要です。
また、きちんとした住所があることで対外的な信用を得やすくなります。

自宅住所を公開せずに済む


コストを最大限削減するのであれば自宅を商業登記することです。
しかし、登記住所はWebサイトなどで一般公開されるので自宅住所が不特定多数の人にさらされることになります。。
バーチャルオフィスを利用することでこういったセキュリティやプライバシー面を守ることができます。

時間やコストを大幅に削減できる


これから起業したい方や個人事業主にとってコストは死活問題です。
固定オフィスを所有すると初期費用だけでなく家賃光熱費などのランニングコストが発生します。
バーチャルオフィスであればこれらのコストを最小限に抑えることができます。
また、固定オフィスを持たないため交通費の削減や時間の有効活用につながります。
郵送物転送など働く環境に必要なバックアップも提供しているので安心です。

バーチャルオフィスのデメリット


バーチャルオフィスを利用するデメリットとしては以下の3点が挙げられます。

・受け取りできない荷物がある
・荷物が手元に届くまでに時間がかかる
・業種によっては利用できない、不向きな場合がある

それぞれの詳細については以下で解説します。

受け取りできない荷物がある


大きな荷物やクール便、本人限定郵便など、ものによってはバーチャルオフィスでは受け取りできない場合があります。
受け取れない荷物に関しては、サービス提供会社によって異なりますので申し込み前に確認しましょう。

参考:DMMバーチャルオフィスの受け取れないお荷物はこちら

荷物が手元に届くまでに時間がかかる


バーチャルオフィスに届いた荷物は転送処理がされるため手元に届くまでに一定の時間がかかります。
荷物が届いた際の通知方法やどの転送頻度、、到着荷物を即時転送サービスの有無について確認しておきましょう。

業種によっては利用できない、不向きな場合がある


バーチャルオフィスはすべての業種で利用できるわけではありません。
一部法令で利用に制限がかかっている業種があるため、利用する際は申し込み前に確認しましょう。

自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶ方法

数多くのバーチャルオフィスの中から、自分に合ったものを選ぶにはどのような部分に注意すれば良いのでしょうか?ここでは、バーチャルオフィスの選び方と契約前にチェックしたいポイントについて解説します。

バーチャルオフィス選びの3ステップ


バーチャルオフィスを選ぶ際は、以下の3つのステップで自分に合ったものを見極めましょう。

1. 利用目的の整理とサービスの優先順位


バーチャルオフィスの提供サービスには、住所貸しの他、さまざまなバリエーションがあります。豊富なサービスの中から自身に必要なサービスを見極め、無駄のないプランにするに、まずは利用目的を整理しましょう。利用目的を整理することで、必要なサービスとそうでないサービスを大まかに選別できます。
必要なサービスとそうでないサービスを選別したら、必要なサービスの優先順位を決めましょう。「郵便物転送サービスは必須」「会議室の利用も優先度が高い」など、必要なサービスを順番に羅列してみてください。

2. 予算を組む


サービスの優先順位の次は、予算を組みます。バーチャルオフィスを利用するのにどの程度の予算を割けるのかを考え、金額を把握しておきましょう。

3. 必要なサービスが含まれたプランを探す


自身のビジネスを行うのに必要なサービスが網羅されたプランを探しましょう。
すべてを網羅したプランが見つからない場合は、優先度の高いサービスが多く含まれたプランを選んでみてください。
「必要なサービスが網羅されたプランが見つかったが、予算内に収まらない」という場合は、利用目的と優先順位を再検討します。自身の利用目的や用途に本当に必要なのかどうかを見直すことで、不要なサービスが見えてくるかもしれません。不要なサービスがない場合は、予算を調整できないか考えましょう。

選び方については以下の記事でも紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

契約前に確認しておきたいポイント


自身に合ったプランが見つかったら、契約前に以下のポイントを確認してみてください。
・入会審査基準の厳格性
・Webサイトの見栄えや情報量
・建物のセキュリティ体制
などなど
契約後のトラブルを避けるためにも選び方やチェックポイントについて確認してみてください。

関連記事:バーチャルオフィスの選び方や契約前のチェックポイントを解説!

バーチャルオフィス選びでよくある質問

最後に、バーチャルオフィスに関してよくある質問について回答します。

利用できない業種はあるのか?


一般的な業種の場合、バーチャルオフィスの住所を会社住所として登記できますが、一部利用できない業種もあります。
例えばDMMバーチャルオフィスでは、以下に該当する業種・活動についてはサービスを利用できないと利用規約に記載しています。
(1)反社会的勢力等(暴力団、暴力団員、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロ、特殊知能暴力集団、その他これらに準ずる者をいいます。以下同じ。)若しくはこれらに関係する者の活動、又は賭博場、無届・無許可営業等
(2)風俗関連営業(アダルトサイト、出会い系サイト等を含みます。)、マルチ商法、ギャンブル等の活動
(3)政治活動、宗教活動又はこれらに関連する活動
(4)金融関連事業
(5)法令(業法を含みますが、これに限られません。)上、バーチャルオフィスを用いることができない事業
(6)その他法令に違反する事業、活動
参考:DMMバーチャルオフィスの利用規約はこちら

利用できない業種・活動については、各バーチャルオフィスのホームページや利用規約に記載されている場合があります。事前にこれらの項目に該当していないかどうかを確認しましょう。

銀行の法人口座は開設できるのか?


バーチャルオフィスの住所で法人口座の開設をすることは可能です。
犯罪による収益の移転防止に関する法律(犯罪収益移転防止法)が制定され、警察庁が金融機関に対して法人口座開設の際の審査を厳格化するように求めています。その影響で以前よりも口座開設がしにくい状況になっている場合があります。。
とはいえ、多くの法人がバーチャルオフィスで登記し口座開設できている現状を踏まえると銀行口座を開設できなかった理由は他にあると考えられます。
例えば、「事業計画が不透明」などです。バーチャルオフィスは法人口座を開設しにくい場合はあるものの、「事業計画を明確にする」「事業の資料を作成する」などの対策を行えば開設できる可能性は上がるでしょう。
関連記事:バーチャルオフィス 口座開設のページへのリンク

バーチャルオフィスでの開業は融資が受けにくいのか?


バーチャルオフィスで開業した場合も問題なく融資を受けることができます。
実際に、バーチャルオフィスを利用している法人でも融資を受けることに成功した事例はいくつもあります。
融資が受けられない場合、こちらも「事業計画が不透明であること」など、バーチャルオフィス住所以外の原因も可能性として考えられます。
融資の審査が厳しいのは事実ですが、バーチャルオフィスだから融資が受けづらくなるといったことはないでしょう。

納税地はどこになるのか?


バーチャルオフィスを利用した場合の納税地はどこになるのか、。個人事業主と法人でそれぞれ解説します。

個人事業主の場合


個人事業主の納税地について解説します。

・選び方
自宅かバーチャルオフィスか、納税地をどちらにするか悩んだ際には、「仕事をしている実態がどこにあるか」を基準に選びましょう。

・記載場所
税務署に提出する開業届出書に「納税地」を記載する欄があります。

・注意点
税務署からの郵送物は基本的に納税地に送付される他、税務調査が入った際、調査は納税地に記載した住所で行われます。働いている実態がない場所では、問題に発展する可能性が否定できません。開業届出書の「納税地」には、実際に働いている場所の住所を記載しましょう。
自宅以外を納税地にする場合、所得税・消費税の納税地の異動に関する届出書の提出が必要なため注意しましょう。

法人の場合


法人の場合の納税地の選び方について解説します。

・選び方
自宅かバーチャルオフィスか、どちらを選ぶべきかは、ご自身の希望に合わせて選択してください。ただし、税務署からの郵送物の送付先や税務調査が行われる場所は、納税地として指定した住所になるため「実際に働いている場所」を選ぶべきでしょう。

・記載場所
法人設立届出書に記載する「本店または主たる事務所の所在地」が納税地になります。

・注意点
バーチャルオフィスを本店所在地、自宅住所を事務所として届け出た場合、法人に課される「法人住民税」という地方税が両方で課税される可能性があります。詳しくは、管轄の税務署または税理士などに相談してみてください。

まとめ

バーチャルオフィスは、住所貸し出しと郵便物転送を基本としたオフィスサービスのひとつです。基本サービスのみで事業を始める際の初期費用やランニングコストを最小限に抑えることもできれば、オプションを追加することで、貸し会議室や来客対応といったサービスも利用できます。
運営会社によって料金やプラン、オプションで追加できるサービスが大きく異なるため、選び方に悩んだ際には、今回ご紹介した「3つのステップ」と「契約前に注意すべきポイント」を参考にしてみてください。

また、業種によっては、バーチャルオフィスの利用ができない可能性もあります。各バーチャルオフィス運営会社のよくある質問や利用規約を確認するか、直接問い合わせてみましょう。

DMMバーチャルオフィスでは、銀座や渋谷といった都心の一等地にバーチャルオフィスの事務所を構えています。4つの基本プランを用意しており、低コストで信用度の高い住所を利用することができます。ぜひ選択肢のひとつとして、DMMバーチャルオフィスを検討してみてください。

参考:DMMバーチャルオフィスの店舗紹介
writer:
DMMバーチャルオフィス