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格安バーチャルオフィスでできることは?提供内容や注意点を紹介!

提供元:
DMMバーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、文字通り仮想のオフィスです。
物理的なオフィスが必要ない方へ、登記も可能な「オフィス住所」を提供する住所レンタルサービスのことです。

バーチャルオフィスを利用するメリット


バーチャルオフィスを利用するメリットとしては以下の3点が挙げられます。

・都会一等地やビジネス街などの住所を取得できる
・自宅住所を公開せずに済む
・コストを大幅に削減できる

都会一等地やビジネス街などの住所を取得できる


バーチャルオフィスを利用することで事業に必要な「オフィス住所」を取得できます。
事業を始めるにあたって、法人登記だけでなく名刺やWebサイトに記載するためにも住所は必要です。
また、きちんとした住所があることで対外的な信用を得やすくなります。

自宅住所を公開せずに済む


コストを最大限削減するのは自宅を商業登記することです。
しかし、登記住所はWebサイトなどで一般公開されるので自宅住所が不特定多数の人にさらされてしまいます。
バーチャルオフィスを利用することでこういったセキュリティやプライバシー面を守ることができます。

時間やコストを大幅に削減できる


これから起業したい方や個人事業主にとってコストは死活問題です。
固定オフィスを所有すると初期費用だけでなく家賃光熱費などのランニングコストが発生します。
バーチャルオフィスであればこれらのコストを最小限に抑えることができます。
また、固定オフィスを持たないため交通費の削減や時間の有効活用につながります。
郵送物転送など働く環境に必要なバックアップも提供しているので安心です。

格安バーチャルオフィスの提供内容について

バーチャルオフィスで一番安いところだと月額500円程度で利用できます。月額500円前後と3,000円以下のバーチャルオフィス、それぞれの主な提供内容についてご紹介します。

関連記事:バーチャルオフィスの料金体系と受けられるサービスの違いを解説

月額500円前後のバーチャルオフィス


月額500円前後のバーチャルオフィスは、オフィス住所利用のみのところが多いです。
郵便物転送が含まれていることもありますが別途転送料が設定されている場合もあります。また、それ以外のサービスはオプションとしても提供していないところがほとんど。
運営会社の確認とともに必要なサービスがすべて揃っているかも事前に確認しましょう。

月額3,000円以下のバーチャルオフィス


月額3,000円以下のバーチャルオフィスは、オフィス住所と郵便物転送の提供が一般的です。住所の立地や建物のクオリティも変わってきます。
また、オプションとして固定電話や専用FAX番号、貸し会議室なども提供されているのがこの価格帯の特徴です。

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バーチャルオフィス選びに失敗すると想定されるトラブル

特に格安バーチャルオフィスを借りる際にはトラブルに注意したいところです。
こちらでは「料金に関わるトラブル」「登記や融資に関わるトラブル」「建物・設備に関わるトラブル」「その他のトラブル」の4項目に分け、代表的な事例をご紹介します。

料金に関わるトラブル


住所以外のサービスがオプション料金


バーチャルオフィスは、住所だけでなく電話番号付与や電話対応、郵便物転送、会議室レンタルサービスなども行っています。
しかし、格安バーチャルオフィスの場合、基本料金内で提供されているのは「住所」のみということが少なくありません。
住所利用以外はオプションとなっており、別途料金が必要な場合がほとんど。
こちらに気づけていないと、後々追加でコストがかかってしまったり、希望のサービスを受けられない可能性があります。

契約途中の解約で違約金が発生


バーチャルオフィスの契約は、年間契約や月極契約が主流です。
「〜カ月以上の契約が必要」と注意書きがあることも。このようなところですと契約期間途中での解約は違約金が発生します。契約前には必ず契約期間について確認しておきましょう。

登記や融資に関わるトラブル


法人登記ができなかった


バーチャルオフィスの住所は、基本的には法人登記に利用することが可能です。
しかし、中には法人登記を許可していないケースもあります。そういった場合は契約書に法人登記不可の旨が記載されているため、事前にしっかり確認しましょう。

事業の許可証がおりなかった


一部の業種は法令で制限がかかっており、事業の許可証が降りないケースもあります。
事前に自身が携わる業種に制限がかかっていないか確認しておいた方が良いでしょう。

バーチャルオフィスを契約した後に認可が降りなかった場合、再度拠点を探すことになります。また、契約してしまったバーチャルオフィスを解約する際に違約金がかかるケースもあります。ご自身の事業がバーチャルオフィスでも可能なのかどうかは、必ず事前に確認しておきましょう。

法人銀行口座が開設しにくい可能性


犯罪による収益の移転防止に関する法律(犯罪収益移転防止法)が制定され、警察庁が金融機関に対して法人口座開設の際の審査を厳格化するように求めています。その影響で以前よりも口座開設がしにくい状況になったと考えられます。
とはいえ、多くの法人がバーチャルオフィスで登記し口座開設できている現状を踏まえると、「事業計画が不透明」などの別の原因も考えられます。法人口座が開設しにくい状況ではあるものの、「事業計画を明確にする」「事業の資料を作成する」などの対策を行えば開設できる可能性は上がるでしょう。

銀行での融資を受けられない可能性


「バーチャルオフィスだと銀行からの融資を受けられない」という話がありますが、こちらも「事業計画が不透明であること」など別の原因も可能性として考えられます。
実際にバーチャルオフィスを利用している法人でも融資を受けた事例はいくつもあります。融資の審査が厳しいのは事実としてありますが、バーチャルオフィスだから融資が受けられないとは限りません。

建物や設備に関するトラブル


利用者トラブルにより住所に悪いイメージがついた


バーチャルオフィスは複数の会社や個人事業主が共に利用するものです。そのため、会員の誰かがトラブルを起こすと、同じ住所である自身の会社にも悪いイメージが飛び火する恐れがあります。
このようなトラブルは、契約の際の審査基準や利用規約にあるNG業種を確認することである程度の予防ができます。審査基準が曖昧だったりNG業種に関する記載がない場合は、トラブルを起こしやすい会社や個人事業主がいる可能性があります。必ず事前に確認するようにしましょう。

バーチャルオフィスの建物がボロボロだった


バーチャルオフィスを利用すれば、都心の一等地や誰もが知っているようなビジネス街に住所を持つことが可能です。しかし、「住所はたしかに都心の一等地だけど、バーチャルオフィスのビルを地図検索してみたら、老朽化した建物だった」というケースも。これではせっかく良い住所を持ったとしても印象が良くありません。
特に格安のバーチャルオフィスではこういったトラブルが起きやすいため、契約前に住所を確認できるのであれば実際に見に行ったり地図検索をしたりして確認しましょう。
最近はセキュリティの観点から、契約前だと住所公開されていないバーチャルオフィスも増えています。その場合は、番地や建物の築年数など確認できる範囲で判断しましょう。

その他のトラブル


住所検索をすると他の利用者サイトが先に出る


バーチャルオフィスはひとつの住所で複数の会社が住所登記を行なっているため、ネットで住所を検索したときに、自分の会社ではなく他の会社のサイトが出てきてしまうことがあります。

運営会社が倒産して住所を使えなくなった


万が一バーチャルオフィスの運営会社が倒産したら、その住所を利用できなくなってしまいます。運営会社が突然倒産すると「契約して間もないのに住所が使えなくなってしまった」といった事態に陥る可能性もあるため、可能な範囲で運営会社にそのようなリスクがないか確認しましょう。

格安バーチャルオフィス選びのポイント

前項のようなトラブルを避けるために、バーチャルオフィスを借りる際には以下の点に留意しましょう。以下の3点をしっかり確認することで、トラブルに巻き込まれる可能性を減らすことができます。

運営会社をチェックする


多くの企業で副業が解禁されたり、コロナ禍によりテレワークやリモートワークが推進されたり、人々の働き方が変化しています。その影響でバーチャルオフィスの需要は高まっており、バーチャルオフィスの数も増加しています。
バーチャルオフィスの増加に伴って競争が激しくなり、中には倒産してしまった運営会社も出てきています。また、バーチャルオフィスの需要拡大とともに悪質な業者も増えている可能性があります。

不要なトラブルを避けるためにも運営会社について確認することが大切です。
「運営実績や事例」を見て、しっかり運営されるバーチャルオフィスなのかどうかを見極めましょう。一度を問い合わせをしてみて、スタッフの対応をチェックするのも良いでしょう。

サービス内容をチェックする


バーチャルオフィスが提供しているサービスはさまざまです。基本となるのは「住所の貸し出し」ですが、ほかにも郵便物や電話の転送、、電話や来客時の代理対応、会議室レンタルなど、サービス内容は多岐にわたります。
こういったサービスがプランに含まれているのか、もしくは別途料金が必要なのか、事前にしっかりと確認しておきましょう。

また、バーチャルオフィスの住所は登記可能なことがほとんどですが、運営会社によっては登記不可の場合もあります。バーチャルオフィスの住所で登記を検討している方は、必ず確認しておきましょう。

建物や立地に関してチェックする(会議室利用の場合)


バーチャルオフィスの住所の建物で実際に働くわけではありませんが、建物の状態は把握しておいた方がよいでしょう。築年数や建物内設備などの基本情報は書面でも確認できますが、可能であれば外観などを自身の目で確認することをおすすめします。
特に、会議室やレンタルスペースを利用する予定がある方はぜひ内見を。格安バーチャルオフィスの中には、「住所こそ都心部であれど、実際の建物は老朽化してボロボロだった」というケースもあります。このほか、過去に事故や事件が起こっていないかどうか、駅からのアクセスなどについても確認しておきましょう。

関連記事:バーチャルオフィスの選び方や契約前のチェックポイントを解説!

まとめ

バーチャルオフィスは、事業を始める初期費用やランニングコストを抑えたい方にとても便利なサービスです。料金やサービス内容も運営会社によってバリエーションがあり、予算や事業内容に応じて、自分に合ったサービスを選ぶことができます。

しかし、あまりに料金が安い場合、今回ご紹介したようなトラブルにつながる恐れがあります。格安バーチャルオフィスを借りる場合は、デメリットについても把握したうえで選ぶようにしましょう。
writer:
DMMバーチャルオフィス