バーチャルオフィスの料金体系と受けられるサービスの違いを解説

バーチャルオフィスとは、文字通り仮想のオフィスです。
物理的なオフィスが必要ない方へ、登記も可能な「オフィス住所」を提供する住所レンタルサービスのことです。

近年、働き方や意識の変化から働く場所としてのオフィスがなくても事業ができるようになりました。
個人事業主やフリーランスだけでなく、企業でもその需要が高まっています。
一方で事業をはじめるには住所がなければ法人登記や事業所登録ができません。
「オフィスは不要だけど住所はほしい」そんなニーズに応えるために生まれたのがバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスは、実際のオフィスを利用しないため大幅にコスト削減できるところが大きな魅力です。
また、追加オプションとして固定電話や専用FAX番号、郵便物転送、貸し会議室などを利用できるところがほとんどです。

バーチャルオフィスを利用するメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットとしては以下の3点が挙げられます。

・都会一等地やビジネス街などの住所を取得できる
・自宅住所を公開せずに済む
・コストを大幅に削減できる

それぞれの詳細については以下で解説します。

都会一等地やビジネス街などの住所を取得できる

バーチャルオフィスを利用することで事業に必要な「オフィス住所」を取得できます。
事業を始めるにあたって、法人登記だけでなく名刺やWebサイトに記載するためにも住所は必要です。
また、きちんとした住所があることで対外的な信用を得やすくなります。

自宅住所を公開せずに済む

コストを最大限削減するのは自宅を商業登記することです。
しかし、登記住所はWebサイトなどで一般公開されるので自宅住所が不特定多数の人にさらされてしまいます。
バーチャルオフィスを利用することでこういったセキュリティやプライバシー面を守ることができます。

時間やコストを大幅に削減できる

これから起業したい方や個人事業主にとってコストは死活問題です。
固定オフィスを所有すると初期費用だけでなく家賃光熱費などのランニングコストが発生します。
バーチャルオフィスであればこれらのコストを最小限に抑えることができます。
また、固定オフィスを持たないため交通費の削減や時間の有効活用につながります。
郵送物転送など働く環境に必要なバックアップも提供しているので安心です。

バーチャルオフィスを利用するデメリット

バーチャルオフィスを利用するデメリットとしては以下の3点が挙げられます。

・受け取りできない荷物がある
・荷物が手元に届くまでに時間がかかる
・業種によっては利用できない、不向きな場合がある

それぞれの詳細については以下で解説します。

受け取りできない荷物がある

大きな荷物やクール便、本人限定郵便など、ものによってはバーチャルオフィスでは受け取りできない場合があります。
受け取れない荷物に関しては、サービス提供会社によって異なりますので申し込み前に確認しましょう。

参考：DMMバーチャルオフィスの受け取れないお荷物はこちら

荷物が手元に届くまでに時間がかかる

バーチャルオフィスに届いた荷物は転送処理がされるため手元に届くまでに一定の時間がかかります。
荷物が届いた際の通知方法やどの頻度で転送を行っているか、到着荷物を即時転送してくれるようなサービスはあるのかについても確認しましょう。

業種によっては利用できない、不向きな場合がある

バーチャルオフィスはすべての業種で利用できるわけではありません。
一部法令で利用に制限がかかっている業種があるため、利用する際は申し込み前に確認しましょう。

バーチャルオフィスの料金体系は非常に複雑です。
同じエリア、同様のサービスを提供するバーチャルオフィスでも、月額1,000円台のところもあれば月額4,000円台といったところもあります。住所のグレードとサービス内容だけで金額が決まるとは言い切れない部分があるのです。
そのため「月額4,000円台のバーチャルオフィスは○○の住所で○○のサービスを提供している」など、住所や提供サービスごとに料金を紹介することができません。

住所と提供サービスに大きな差がないにも関わらず、このような金額の差が発生する主な理由として、運営コストの違いを挙げられます。

例えば、
「受付スタッフがいる」
「定期的に清掃業者が入りオフィスが常に美しく保たれている」
「契約前の審査は必ず対人で行う」
など、運営にコストをかけている場合は、同エリアの住所で提供サービスに大きな差がなくても基本料金は高く設定されます。反対にこのような運営コストをかけずに、安価な月額料金を設定しているところもあります。

高めの料金と低めの料金どちらを選ぶべきかは
「訪問の可能性がある場合は高め」
「訪問の可能性が低くコストをとにかく抑えたい場合は低め」
など、利用者の目的や用途によって大きく異なります。
バーチャルオフィスを選ぶ際、まずは「なぜバーチャルオフィスを利用するのか」という目的をしっかり整理し、それをもとにご自身に合ったバーチャルオフィスを選定する必要があるでしょう。バーチャルオフィスの選び方については次項で詳しく解説します。

以下の3つのステップで、自分に合ったバーチャルオフィスを選んでみてください。

1. 利用目的を整理し必要なサービスの優先度をつける

バーチャルオフィスのサービスは、住所を借りるだけのものからオプションが充実したものまでさまざまなバリエーションがあります。この中から最適なサービスを選ぶには、ご自身の利用目的をまずは整理する必要があります。
利用目的を整理したら、必要なサービスを洗い出し優先順位をつけましょう。例えば、「住所の場所や建物の外観にこだわりたい」「会議室や応接室なども利用できるところにしたい」など、優先度の高い順に必要だと考えるサービスを羅列してみてください。

2. 予算を決める

前項でご紹介したように、バーチャルオフィスで利用できるサービスは料金によって異なります。月々いくらで利用したいのか、予算を決めましょう。

3. 必要なサービスが網羅されたプランを探す

利用目的によって必要なサービスは異なります。例えばネットショップを開業したい場合であれば、発送先として記載する住所や問い合わせ先電話番号のほか、商品を保管する場所も確保したいといったニーズがあるでしょう。必要なサービスを網羅できるサービスを探し、すべてを網羅したものがない場合は優先度の高いサービスが含まれたものを選びましょう。

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【※各社のプランを比較する際の注意点】
バーチャルオフィスのサービスは、基本プランとオプションで構成されていることがほとんどです。基本プランに含まれているものとオプションで追加できるものは運営会社によって大きく異なります。基本プランだけでは正確な比較ができないため、「必要なサービスを網羅するにはオプションも含めていくらかかるのか？」を基準に各社の金額を確認するようにしましょう。

「希望する内容を網羅したサービスを選ぶと予算オーバーしてしまう」という場合は、優先順位を再検討してみましょう。利用目的を改めて見直すと、「レンタル会議室はいらないかな」など、不要なものが見えてくるかもしれません。

関連記事：バーチャルオフィスの選び方や契約前のチェックポイントを解説！

バーチャルオフィスは、事業に必要な「住所」と届いた荷物の転送、新規電話番号の発行などを提供するサービスです。
「都会一等地の住所を取得できる」「自宅住所を公開せずに済む」「コストを大幅に削減できる」といったメリットがあり、オフィスが不要な個人事業主を中心に近年需要が増加しています。

バーチャルオフィスの料金は月額で設定されていることが多く、住所の場所やサービス内容によって金額が変わってきます。
都心から離れるほど安くなり、都心に近づくにつれて高くなる傾向があります。
また、基本プランに含まれているサービスによっても料金は変わります。都心住所なのに基本料金が安いという場合は、基本サービスが少ない可能性があります。

必要なサービスが基本プランに含まれていない場合は、オプションで追加する必要があるため、基本料金だけを見て判断しないようにしましょう。

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