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【専門家監修】バーチャルオフィスで法人登記は可能!具体的手順を解説

提供元:
DMMバーチャルオフィス
バーチャルオフィス住所で法人登記を検討している方向けに、専門家監修のもと必要書類や実際の登記の流れについて解説します。また、バーチャルオフィス住所で登記するにあたってのメリットやデメリットについてもまとめましたので判断基準としてご参考になれば幸いです。

バーチャルオフィス住所での法人登記について

法人登記とは、法人を設立した際に必要となる届出のこと。バーチャルオフィス住所でも法人登記は可能です。
基本的にほとんどのバーチャルオフィスで法人登記ができますが、まれに許可していないところもあるので注意しましょう。バーチャルオフィスのWebサイトや利用規約にて法人登記の可否について事前に確認しておくと安心です。

バーチャルオフィス住所で法人登記するメリット


バーチャルオフィスの住所で法人登記をするメリットとしては以下の4つが挙げられます。

自宅住所を使わずに済むためプライバシーが守られる


法人登記の際には事業所在地を記載しなければなりません。オフィスがない場合、多くの方は自宅住所を利用せざるを得なくなるかと思います。しかし、自宅住所を載せるのに抵抗感がある方は多いのではないでしょうか。
登記に使った住所は公式サイトなどで公開されるので、自宅住所ではセキュリティやプライバシーの面で不安があります。
マンションやアパートなどの賃貸物件の場合、賃貸契約書に法人利用が不可となっているケースも。そういった際にバーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所ではない住所で安心して事業を始められます。

ビジネス街の住所を利用できクライアントからの信用が増す


オフィスの所在地、つまり「オフィスがどこにあるのか」は、会社のイメージに大きな影響を与えます。
都会の一等地や誰でも名前を知っているビジネス街に住所があれば、それだけ信頼性の高い会社と判断されやすくなり、対外的な信用を得やすくなるでしょう。
しかし実際に都会の一等地や有名なビジネス街にオフィスを構えるのは、コストがかかります。その点バーチャルオフィスなら、はるかにローコストで信用性の高い住所を利用することができます。

起業にかかるコストを削減できる


起業する際は多額のコストが発生します。オフィスを借りるための敷金や礼金、保証金はもちろん、内装工事費用やデスクなど備品の購入費用、毎月の家賃や光熱費などのランニングコストも必要です。
しかし、バーチャルオフィスならオフィスを借りるための費用や家賃は不要です。バーチャルオフィスを借りる際にかかる入会金や保証金、月々の利用料は、実際のオフィスを借りる費用よりもはるかに安く済みます。

関連記事:バーチャルオフィスの料金体系と受けられるサービスの違いを解説

起業までにかかる時間を短縮できる


住所を取得し法人登記を済ませ、できるだけ早く事業を開始したい方にとって、バーチャルオフィスはぴったりです。バーチャルオフィスの契約手続きは、実際のオフィス契約手続きよりもはるかに簡単です。
「オフィス契約が進まなくてなかなか事業を始められない」という声をよく聞きますが、バーチャルオフィスなら起業までにかかる時間を大幅に短縮できます。

バーチャルオフィス住所で登記するデメリット


バーチャルオフィスの住所で法人登記をするデメリットとしては以下の3つが挙げられます。

他の会員と住所がかぶる


バーチャルオフィスの住所は、基本的に複数の事業者で共同使用します。つまり、複数の事業者が同じ住所で住所登記をしているため、ネットで住所検索したときに、自分の会社ではなく他の会社のサイトが出てきてしまう可能性があります。
また、他の利用者が何かトラブルを起こした場合、その利用者の住所としてバーチャルオフィスの住所がネットに公開され、自社も風評被害を被る恐れがあります。

法人銀行口座が開設しにくい可能性


犯罪による収益の移転防止に関する法律(犯罪収益移転防止法)が制定され、警察庁が金融機関に対して法人口座開設の際の審査を厳格化するように求めています。その影響で以前よりも口座開設がしにくい状況になったと考えられます。
とはいえ、多くの法人がバーチャルオフィスで登記し口座開設できている現状を踏まえると、事業計画が不透明など別の原因も考えられます。「事業計画を明確にする」「事業の資料を作成する」など、審査に必要な種類をしっかりまとめておきましょう。

融資が受けにくくなる可能性


銀行からの融資に関しても、犯罪による収益の移転防止に関する法律(犯罪収益移転防止法)の影響で、以前よりも受けにくくなったと考えられます。
口座開設と同様に「バーチャルオフィスだから受けられない」ということはないため、事業計画や事業内容をわかりやすく伝える資料を作るなど、審査に向けた対策を行いましょう。

法人登記の必要書類と登記までの手順

グリーン司法書士事務所代表山田司法書士の監修のもと法人登記をする際の必要書類と登記までの手順について解説します。
株式会社の発起設立と合同会社設立の際の流れをご紹介します。
株式会社が出資者(株主・発起人)と経営者(取締役)で構成されるのに対し、合同会社は、出資者(社員)=経営者(社員)であることが大きな違いです。設立までの流れとしては大きく変わりませんが、必要書類や定款の記載内容に違いがあるため注意しましょう。

法人登記の必要書類


バーチャルオフィスを利用して法人登記する際には、以下の書類が必要です。
【株式会社の場合】
1.登記申請書
2.登録免許税分の収入印紙を貼付した台紙
3.登記すべき事項を保存したCD-R
4.定款
5.取締役の就任承諾書
6.資本金の払込証明書
7.印鑑(改印)届出書
8.発起人の決定書
9.発起人の印鑑証明書
10.代表取締役の就任承諾書
11.取締役の印鑑証明書
※監査役を置く場合、監査役の就任承諾書が必要

【合同会社の場合】
1.登記申請書
2.登録免許税分の収入印紙を貼付した台紙
3.登記すべき事項を保存したCD-R
4.定款
5.資本金の払込証明書
6.印鑑(改印)届出書
7.社員の就任承諾書
8.社員の決定書
9.代表取締役の就任承諾書
10.代表社員の印鑑証明書
※合同会社の場合、監査役は置けない
書類の漏れがあると法人登記ができないため、しっかり確認しましょう。
また、就任承諾書などは後々の争いを防ぐための証拠書類にもなります。予備がない場合は提出書類を原本還付してもらいましょう。

バーチャルオフィスで法人登記をする手順


バーチャルオフィス住所を利用しての法人登記は、以下のような流れになります。

商号・会社概要を決める


まずは商号や会社概要を決めます。商号とは会社の名前のこと。後々、商標権者から商号変更を求められることがないように、決めた商号が他社の商標権を侵害していないか確認しましょう。J-PlatPat(特許情報プラットフォーム)にて調べることができます。
司法書士事務所に法人登記を依頼する場合は、商標権を侵害していないかまで確認してくれることが多いです。また、どのような事業を行うのかなど会社概要も明確にしておきましょう。

契約するバーチャルオフィスを決める


現在、バーチャルオフィスは無数にあります。特に東京や大阪などの都心部はバーチャルオフィスが豊富。その中から利用するバーチャルオフィスを選びましょう。どのあたりの地域の住所がほしいのか・どんな目的で利用したいのか・どんなサービスが必要なのかなど、他方向から見極めて、候補を絞っていきましょう。稀に法人登記ができないバーチャルオフィスもありますので、その点もしっかり確認してください。
また、バーチャルオフィスの住所で法人登記を予定している場合、まずは個人で申し込みをする必要があります。

同一住所に同じ商号がないかを確認する


同一住所に同じ商号があると登記ができません。商号を決めたら、登記の手続きを行う前に国税庁の法人番号公表サイトを利用して同一住所に同一商号がないかどうかを確認しておきましょう。利用するバーチャルオフィスが住所を公開していない場合は、運営会社に問い合わせてみてください。

印鑑を作成する


商号(会社名)が決まったら、会社の代表印(会社実印)を作成しましょう。代表印は法人登記の申請時に必要になります。また、会社の運営上「銀行印」「角印」が必要となるので、併せて作成されることをおすすめします。

定款(ていかん)を作成する


バーチャルオフィスとの契約が決まり、住所を獲得したら、法人の設立作業を始めましょう。まず行いたいのが定款の作成です。定款とは、法人の目的や組織・構成員・業務内容などの基本規約や基本規則のこと。定款の作成には、以下の項目を決め、記載します。
【株式会社の場合】
・商号
・目的
・本店の所在地(最小行政区画までで良い「市町村または区まで」)
・公告の方法
・発行可能株式総数
・株式の譲渡制限
・取締役の員数
・取締役の任期
・事業年度(決算を何月にするか)
・設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
・設立後の資本金額
・最初の事業年度
・設立時の役員
・発起人の氏名・住所
・株主総会の決議方法

【合同会社の場合】
・商号
・目的
・本店の所在地(最小行政区画までで良い「市町村または区まで」)
・公告の方法
・すべての社員と出資額の表示
・代表社員の定め
・社員の加入と退社についての定め
・事業年度(決算を何月にするか)
・最初の事業年度
※すべての社員が有限責任であることを記載する
また、必須ではありませんが、相続人による会社の乗っ取りを防ぐために、「相続人に対する株式の売渡し請求」についての項目を定款に入れることをおすすめします。
合同会社の場合は株式を持分に書き換え、「相続人に対する持分の売渡し請求」についての項目を入れます。

公証役場で作成した定款を認証してもらう


定款を作成したら、公証役場に提出します。提出先の公証役場は、法人の所在地と同一の都道府県にある公証役場です。つまり、例えば法人の所在地が東京都であれば、東京都内の公証役場ならどこでも良いということです。いつでも対応してもらえる訳ではないので、必ず事前に予約しておきましょう。

なお、定款認証には以下の費用がかかります。
・定款認証手数料:5万円
・印紙代:4万円(電子定款の場合は不要)
・謄本交付料:一枚250円×必要枚数
なお、合同会社では公証人による定款の認証は不要です。定款に貼る4万円の印紙は必要ですが、株式会社と同様に電子定款にすれば4万円の印紙も不要となります。
電子定款を作成するには電子証明書が必要となる点だけ気をつけてください。

資本金払い込みを行う


定款で定めた資本金の払い込みを行い証明書を作成します。
払い込みの時期は定款認証を受けた後に行うと間違いがありません。合同会社の場合は定款認証が不要なので、払い込み時期は定款作成後に行いましょう。

なお、資本金は極端にいえば1円からでもOKです。しかし資本金があまりに少ないと会社の信用性にかけますので、しっかりと考えて設定しましょう。また、資本金が1,000万円以上ですと設立初年度の消費税免税が適用されなくなるため注意しましょう。

登記に必要な書類を準備し作成する


法人登記をするにあたって必要な書類を準備・作成しましょう。必要書類は前項で説明した通りです。

法務局に必要書類を提出し会社設立登記を行う


必要書類が揃ったら所在地を管轄する法務局に必要書類を提出します。なお、法務局に必要書類を提出した日が法人の設立日になることも覚えておきましょう。

必要に応じてバーチャルオフィスに登記簿謄本を提出する


バーチャルオフィスの住所で起業を予定している方は、法人登記が済んだらすみやかに登記簿謄本を運営会社に提出し、個人契約から法人契約に切り替えましょう。必要な書類や手続き方法などは、バーチャルオフィスの運営会社に確認を。

法人登記を自分でするべきか専門家に頼むべきか


前述の内容からもわかるように、法人登記に関する書類作成や申請はそれなりの時間と労力を要します。
必要書類集めや定款作成・申請手続きなど、初めて行う場合は手間取ることも多いかと思います。時間がない方や自分でできるか不安な方は、専門家に任せた方が良いでしょう。
自分で法人登記の作業をすれば、時間と労力はかかりますが専門家に依頼するコストがかかりません。
ただし、自分で法人登記を行う場合は定款に貼る印紙代の4万円がかかります。
専門家に依頼した場合は電子定款にしてもらえるため、4万円の印紙代が不要になります。

ご自身の状況に応じて自分で行うか専門家に依頼するか判断しましょう。

バーチャルオフィス登記のよくある質問

最後に、バーチャルオフィスでの法人登記に関するよくある質問をご紹介します。
こちらはバーチャルオフィスの運営実績と会員様から寄せられる情報をもとに回答内容を作成しています。

バーチャルオフィスは銀行口座の開設に影響しますか?


バーチャルオフィスでの法人登記でも銀行口座の開設は可能です。
金融機関が口座開設にあたって重要視するのは、「経営実態が確認できるかどうか」という点です。バーチャルオフィスであっても登記住所と営業拠点に整合性が認められれば、口座開設は可能ということになります。
ただし、口座開設の審査が厳しくなっているということも事実として知っておきましょう。

関連記事:バーチャルオフィスでも法人口座開設は可能!開設手順とポイントを紹介

バーチャルオフィスは融資に影響しますか?


バーチャルオフィスの住所で登記していると、銀行での融資が受けづらくなるケースがあります。しかし、こちらも「事業計画が不透明であること」など、別の可能性が考えられます。
実際に、バーチャルオフィスを利用している法人が融資に成功したという事例はいくつもあるため。バーチャルオフィスだから融資ができないということはありません。

登記をサポートしてもらうことはできますか?


バーチャルオフィスによっては起業サポートや法人登記の手続きサポートを行っているところもあります。
自分で行うのが難しいと感じる方は、そういったサポート体制のあるバーチャルオフィス運営会社を選ぶと良いでしょう。

個人契約から法人契約に切り替えるときの手続きは?


法人登記により個人契約から法人契約に切り替える場合、その旨をバーチャルオフィス運営会社に伝えて、登記簿謄本を提出してください。
個人から法人契約への切替申請をしていないと登録のない法人名で郵送物が届くことになり、郵送物の転送がされなくなってしまう可能性があります。

まとめ

バーチャルオフィスを利用することで、起業時のコストが抑えられる、自宅住所を晒すことなくビジネスが展開できるなど、さまざまなメリットがあります。基本的に法人登記も対応しているところがほとんどです。
法人登記は必要書類や手続きが複雑で、準備を怠ると登記に失敗してしまうということも考えられます。
これからバーチャルオフィスを利用して起業、法人登記を考えている方は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてみてください。
監修:山田愼一 (司法書士・行政書士 家族信託専門士 M&Aシニアエキスパート)
「世界一やさしい家族信託」著者。相続の相談件数は業界でもトップクラスの年間1800件のグリーン司法書士法人の代表司法書士。一般の方向けのセミナーから、司法書士や税理士等専門家向けのセミナーまで講師として多数手がける。 オーダーメイドの家族信託を使った生前対策や、不動産・法人を活用した生前対策が得意である。
https://green-osaka.com/
writer:
DMMバーチャルオフィス