シェアオフィスとは？特徴や用途、メリット・デメリット、選び方などを徹底解説

近年はシェアオフィスに類似した業態のサービスが増加しており、それぞれ異なる特徴を備えています。本記事では、シェアオフィスの特徴や選ぶためのポイント、それ以外の選択肢についてもご紹介します。

シェアオフィスとは、複数の企業や個人が共同で使用できるオフィスのことです。一般的にシェアオフィスには、デスク・Wi-Fi・プリンターなどの共用設備が備えられており、自由に使用できます。

通常、自社オフィスを構える場合には賃貸借契約にかかる敷金や備品の購入など多くの初期費用が発生してしまいます。シェアオフィスはこれらのコストを抑えられるというメリットがあります。

シェアオフィスは住所を法人登記に利用できます。また、電話や来客への対応サービスなどさまざまなサービスを提供しています。

リモートワークをはじめとする働き方の多様化により、さまざまなサービスが提供されるようになりました。ここでは、シェアオフィスと似たサービスとの違いについて解説していきます。

シェアオフィスとコワーキングスペースとの違い

シェアオフィスと混同されがちなサービスの1つがコワーキングスペースです。1つの空間を複数の利用者で共有するという点はシェアオフィスと同じですが、コワーキングスペースには参加する人との交流が生まれやすいという特徴があります。

コワーキングスペースは座席がフリーアドレスになっている場合が多く、オープンスペースを自由に行き来できます。異なる業種の人々が共通のスペースを利用するため、会話が生まれやすく、コミュニケーションが活発になります。

この特徴を踏まえて、コミュニケーションを目的とした利用者が多い傾向があります。他者との交流によってインスピレーションを得たい方や、新たな人脈を広げていきたいフリーランスの方にとっては特に魅力的な環境だといえます。

シェアオフィスとサテライトオフィスとの違い

サテライトオフィスとは、企業の本拠地と異なる場所に設けられたオフィスのことです。シェアオフィスは本拠地として使用される場合があるのに対し、サテライトオフィスはすでに本拠地を構えている企業が補助的なオフィスとして設置するという違いがあります。

地方にサテライトオフィスを設置することで、都市部よりも賃料を抑えられます。そのため、オフィスの運営にかかるコストを抑えたい企業に適しています。また、地方でリモートワークを行う従業員に働く場所を提供する福利厚生的な役割も備えています。

近年ではライフスタイルの多様化に伴い、地方への移住に注目が集まっています。サテライトオフィスの設置によって地方に居住する従業員の通勤負担を軽減し、人材の離脱を食い止める効果も狙えます。

シェアオフィスとバーチャルオフィスとの違い

バーチャルオフィスとは、名前の通り仮想的なオフィスのことです。シェアオフィスやコワーキングスペースとの大きな違いは、物理的なオフィススペースや設備を提供していないという点です。

バーチャルオフィスでは、住所に加え、オフィスに必要な機能のうち一部だけを利用することができます。例えば、荷物の受け取り先としてバーチャルオフィスの住所を設定できるほか、電話転送や秘書などのサービスを手がけているところもあります。

バーチャルオフィスには実際のスペースが必要ないため利用料が安く、費用感が抑えられるという特徴があります。会社の登記や名刺作成に必要な住所だけを取得したい方や、働く場所は確保されていて、最低限必要なサービスだけを受けたい方におすすめです。

シェアオフィスとレンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスも、シェアオフィスと同様に共有設備や実際のスペースを利用できます。レンタルオフィスの最大の特徴は、専用の個室をレンタルできるという点です。コピー機・プリンターなどの設備や会議室は共有になっている場合が多く、必要に応じて使用できます。

レンタルオフィスはサービス内容の幅が広く、個室・備品・会議室などの基本的な機能に加え、電話応対の代行や複数のメンバーによるサポートを受けられるものもあります。機能性に比例して費用感も増加しますが、一般的なオフィスの初期費用に比べてコストを抑えられます。

個室での作業が可能なため、プライバシーに関わる内容を取り扱う士業関係者の方にも適しています。レンタルできる部屋の大きさやサービス内容は多岐にわたるため、自社に適したものを選べるのも魅力です。

シェアオフィスとテレワークとの違い

テレワークとは、自社オフィス以外の場所で業務を行う働き方のことです。シェアオフィスがサービスの名称であるのに対し、テレワークはこのような働き方全般を意味します。

テレワークには、自宅で働く在宅勤務やバカンス中に勤務するワーケーションなどのさまざまな形態が含まれており、会社に出勤せず業務を行うという特徴があります。そのため、顧客との対面業務が発生しないIT系の企業や、フレキシブルな働き方を導入しているベンチャー企業などに適しています。

テレワークを導入している会社が従業員の勤務地としてシェアオフィスを指定する場合もあります。オフィスを賃貸していると賃料や設備費などのコストがかかるため、テレワークを導入することでオフィスにかかるランニングコストを下げる効果を狙えます。

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働き方改革などにより、リモートワークを導入する企業が増加しています。それに伴い近年ではコワーキングスペースやシェアオフィスなどの利用に注目が集まっています。

オフィスの維持には多くのコストがかかります。特に、都市部で床面積の広いオフィスを確保していると、高額な賃料が利益を圧迫してしまう場合があります。光熱費をはじめとするさまざまな物価の上昇も一因となり、オフィスを縮小・分散させる企業が増えています。

これらの背景からシェアオフィスの需要は近年急速に増加しており、今後もますますの市場拡大が予想されます。

シェアオフィスの利用にはさまざまなメリットがあります。ここでは、シェアオフィスの活用によって見込まれるメリットについて詳しく解説していきます。

初期コストを削減できる

事業用の物件を賃貸する際、契約時に賃料の半年〜1年分程度の敷金が発生します。敷金はオフィスの規模や面積に応じて上下しますが、初期費用を抑えたい場合には大きな負担となります。加えて、オフィスの備品を購入するための費用も必要になります。

シェアオフィスの場合は入会金が設定されているものもありますが、敷金や備品購入などの費用が発生しません。このような初期費用の削減はシェアオフィスを利用する上で大きなメリットと言えます。

月額コストを削減できる

シェアオフィスの料金形態はさまざまですが、月額制のサービスが多いです。使用料は一般的な賃貸より安く設定されていることがほとんどで、水道光熱費や共用設備の利用料なども含まれています。

サービスによっては消耗品やドリンクを無料で利用できるものもあり、ランニングコストを抑えることができます。

オフィス規模変更が柔軟にできる

従業員数の増減が予想される場合、シェアオフィスなら簡単にオフィス規模の調整が可能です。オフィスの移転には多くの費用や労力がかかってしまいますが、シェアオフィスの場合は事前に契約内容を変更するだけで人数に合わせて柔軟に対応できます。

法人登記や住所の利用ができる

シェアオフィスの住所は法人登記に利用できるため、自社オフィスを持たずに法人化できるというメリットがあります。会社宛の郵便物や荷物などもシェアオフィスで受け取れるほか、名刺や自社サイトに記載することも可能です。

共有設備を利用できる

シェアオフィスの共有設備は利用者全員が使用できます。会議室などの設備を必要な時だけ利用でき、備品のメンテナンスや消耗品の発注などの作業も発生しません。オフィスの掃除なども不要なため、業務に集中することができます。

情報交換・人脈拡大が期待できる

シェアオフィスでは他社の従業員や個人事業主と交流する機会が生まれやすく、人脈づくりや情報交換などに繋がります。また、異業種の方との関わりによって刺激を得たり、新たなコミュニティの輪を広げたりする効果も期待できます。

プライベートを確保しやすい

個室に対応しているシェアオフィスなら、プライベートを確保しながら仕事ができます。プライバシーに関わる業務や、周囲に聞かれたくないミーティングを行う場合にも適しています。

多くのメリットがあるシェアオフィスですが、デメリットも存在します。ここでは、シェアオフィスを利用する際注意が必要なデメリットを取り上げ、個別に解説していきます。

セキュリティが甘いと情報漏洩リスクがある

シェアオフィスでは、多くの利用者が出入りする環境で業務を行うことになります。オープンスペースをシェアして使うタイプのものは特に利用者同士の距離感が近く、使用している端末の画面を覗き見られたり、打ち合わせの内容を聞かれたりするリスクがあります。

回線速度などに注意する必要がある

シェアオフィスでは、無線接続が可能なインターネット回線を共有している場合が多いです。シェアオフィスが使用している回線の強度によっては利用者が多いと通信が不安定になり、接続が遅れる可能性があります。

資料作成やメールの送受信だけなら問題なく利用できても、動画や音声によるやりとりが必要な場合は通信の遅れが業務の妨げになってしまいます。

雑音や騒音が気になる可能性がある

設備を共有できることはシェアオフィスの魅力の1つですが、他の利用者の話し声や動作音が気になってしまう場合があります。

重要なリモート会議に雑音が入ってしまったり、自分のタイピング音などが周りの人の迷惑になったりすることもあるため注意が必要です。お互いの作業音を許容できなくなると、利用者同士のトラブルにも繋がりかねません。

小規模だと満席になりやすい

規模が小さいシェアオフィスは、利用者が多いタイミングで満席になってしまうことがあります。特に、事前に予約ができないシステムのものやフリーアドレスの場合は、自分が使いたい席や設備を使えず業務に支障が出てしまいます。

会議室利用には予約が必要

シェアオフィスでは、会議室予約が必要な場合が多いです。予約を忘れていると希望のタイミングで使用できないため、仕事のスケジュールにも影響を与えます。

また、予約の時点で会議室が埋まっている場合も利用できません。予定が直前までわからない方や自分のペースで使いたい方には不向きです。

シェアオフィスを選ぶ際、自社が求める条件に合ったものを選ぶことが重要です。ここでは、選び方のポイントについて詳しく取り上げていきます。

オフィスの立地で選ぶ

シェアオフィスの立地は利便性を左右します。駅近・街中の立地を選べば、シェアオフィスにクライアントを招いて会議を行う際も来社がスムーズです。繁華街に近すぎる立地や近隣に騒がしい施設がある場所は避けたほうが無難でしょう。

会社の登記住所にシェアオフィスの住所を利用する場合、立地条件が自社のイメージに影響を及ぼすことも考慮しなければなりません。特に、事業の拠点としてシェアオフィスを利用する場合は、一定の知名度がある立地を選ぶのがおすすめです。

費用面から選ぶ

シェアオフィスはオフィスを賃貸する場合に比べて初期費用が抑えられるというメリットがあります。一方で、入会金や更新料が設定されている場合があるため、実際のトータルコストをしっかりと把握しておく必要があります。

契約内容によっては契約期間中の解約で違約金が発生するものもあり、短期間だけ使用したい場合は注意が必要です。長期的な利用状況を予測した上で選びましょう。

必要な設備や備品で選ぶ

共有設備の内容や備品の種類はシェアオフィスによってさまざまです。デスク・チェア・プリンター・空調・共有インターネット回線などの基本的な設備が備わっているところがほとんどですが、共有ラウンジや個室の有無はサービスによって異なります。

機密性の高い事項を取り扱う業種の場合は、オープンスペースやパーティション区切りではなく完全な個室が必要になるでしょう。また、インターネット回線の速度や備品貸し出しの有無なども事前に確認しておくと安心です。

営業時間から選ぶ

シェアオフィスの営業時間は施設によって異なります。年中無休・24時間利用可能なものも多くありますが、営業時間の長さはメンテナンスの頻度や人件費などに直結するため、利用料金が高くなる傾向があります。

自社の従業員に利用させるためにシェアオフィスを使う場合、営業時間が長すぎると深夜残業の増加などにも繋がりかねません。基本的には会社の業務時間と同等程度の営業時間があれば問題ないでしょう。

個人で夜間に使いたい場合は実際に現地の雰囲気を確認し、施錠システムや有人受付の有無などを確かめておくと安心です。

オフィス規模で選ぶ

規模の大きいシェアオフィスは部屋の広さが十分に確保されており、人数の多い会議にも対応できます。また、席が埋まりにくく、いつでも利用しやすいという利点があります。従業員数の多い企業が借りる場合や、クライアントを多く招いて会議を行いたい場合には一定以上の規模が必要です。

シェアオフィスの利用料は、一般的な賃貸物件と同様に床面積に比例することが多いです。そのため、自社の規模を上回るキャパシティのオフィスを選んでしまうと過剰なコストがかかってしまいます。

費用対効果を最適化させるためには、自社の規模に合った適切なシェアオフィスを選びましょう。使用するスペースの広さを変更できるオフィスを選べば、従業員数の増減にも対応できます。

セキュリティ対策から選ぶ

シェアオフィスにはお互いの所属や名前がわからない複数の人々が出入りします。そのため、通常のオフィスよりもセキュリティ面での配慮が必要です。実際に利用する上でどのようなセキュリティが必要になるか、具体的にイメージして選びましょう。

入館・入室する際にどのようなシステムを使用しているか確認することで、外部からの侵入に対するセキュリティの高さがわかります。また、インターネット回線の暗号化対策や防犯カメラの設置なども注目するべきポイントです。

万が一、部外者による端末などの持ち出しが発生してしまった場合、個人情報や企業秘密の漏洩に繋がります。施設側で事故を事前に防ぐための対策が十分になされているかを確認することが重要です。

自分に合ったオプションとその料金から選ぶ

シェアオフィスではさまざまなオプションサービスが提供されています。追加料金を支払って必要なサービスを受けられるものや、あらかじめオプション利用料を含んだ月額料金が設定されているものもあります。

電話応対や荷物受け取りなどのサービスが含まれているプランは費用が高額になる傾向がありますが、自社オフィスを持たない個人事業主にとってはとても便利なシステムです。一方で、作業スペースだけを確保したい場合には過剰なコストがかかってしまいます。

自社オフィスの有無やシェアオフィスにどこまでのサービスを求めるかによって、必要な費用やサービスが変わってきます。オプションの料金形態や契約内容の変更が可能かどうかを確認し、費用対効果を見極めて検討しましょう。

契約期間や更新料などから選ぶ

必要な期間だけ無駄なく使えるのはシェアオフィスの利点です。しかし、中途解約時の違約金が発生する長期契約のものや、入会金として月額利用料の何ヶ月分かを支払う契約のものもあるため、自分が利用するサービスの契約内容を事前に確認することが重要です。

短期利用の場合、契約期間が短く更新料が発生しないものが適しています。契約期間が短いと、更新のタイミングでサービス内容を見直せるというメリットもあります。

長期利用の場合、年間契約によって割引を受けられるサービスもあります。また、更新料を支払ったとしても長期の利用によってトータルコストが抑えられる場合もあるため、中長期的な見通しを立ててから適切な契約内容のものを選びましょう。

シェアオフィスは、自社のオフィスを持たずに拠点を作りたい場合や自宅以外の場所で業務に集中したいときにぴったりのサービスです。初期費用を抑えられるため、個人事業主やスタートアップ企業などに向いています。

オフィス賃貸だとコストがかかり難しい都心の立地でも、シェアオフィスなら自社の事業用住所として登録できます。オフィスの所在地によってクライアントの心証が良くなる効果も狙え、信頼感を得たい業種の方には大きなメリットとなります。

また、ニーズに合わせて必要な機能を追加できるため、将来的に企業規模や従業員数の変動が見込まれる会社にも適しています。オフィスに必要な機能や環境が揃っているので、テレワークで働く従業員の方にもおすすめです。

よく利用されている職種

快適なワークスペースを提供してくれるシェアオフィスは、幅広い職種の方から人気を集めています。時間や場所に囚われず働きたい方やシェアオフィスで人脈を広げたい方など、用途や目的はさまざまです。

一般的には、デザイナー・ライター・編集業務・ITエンジニアなど、端末上で業務が完結する職種の方が多く利用する傾向があります。

デザイナー

Webデザイナーやグラフィックデザイナーなどの職種はパソコン上のデザインソフトを利用して業務を行うため、シェアオフィスで作業ができます。また、シェアオフィスでの出会いをきっかけに仕事のチャンスが巡ってくる場合もあります。

ライター

Webライターや編集・校正などの業務は、仕事に集中できる環境が必要です。自宅では作業に集中しにくい場合でも、シェアオフィスへ足を運び環境を切り替えることで業務が捗ることがあります。執筆した原稿を印刷するなど、プリンターなどの備品を使用できるのも魅力です。

ITエンジニア

ITエンジニアはリモートワークと相性が良い職種として知られています。集中したいときや気分転換したいときなど、用途に合わせて働く場所を切り替えることで業務効率の向上が期待できます。

また、同業者との繋がりによって業務を獲得できたり、有益な情報を得られたりするなどのメリットもあります。

コンサルタント

コンサルティング関連の職種では、会社のイメージや信頼性が重要視されます。立地が良く快適なシェアオフィスで商談を行うことで、イメージの向上に繋がるでしょう。

内容の打ち合わせを行う場合も、会議室をレンタルすることで柔軟な対応が可能になります。

シェアオフィスにはさまざまな特徴がありますが、「働くスペース」の提供が前提です。すでに仕事環境がある方や、事務的なサービスだけを受けたい方はバーチャルオフィスという選択肢も検討しましょう。

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働き方の多様化に伴い、シェアオフィス利用者が増加しています。類似サービスも多く、それぞれの特徴を把握してから選ぶことが重要です。

自社に合ったシェアオフィスを選ぶために、契約内容や費用はもちろん、セキュリティや立地なども考慮しましょう。利用者のレビューや実際の雰囲気を確認し、イメージを明確にしてから判断しましょう。