バーチャルオフィス運営に必要なサービスは？今後の展望についても解説！

バーチャルオフィスとは、文字通り仮想のオフィスです。
物理的なオフィスが必要ない方へ、登記も可能な「オフィス住所」を提供する住所レンタルサービスのことです。

バーチャルオフィスは、実際のオフィスを利用しないため大幅にコスト削減できるところが大きな魅力です。
また、追加オプションとして固定電話や専用FAX番号、郵便物転送、貸し会議室などを利用できるところがほとんどです。

バーチャルオフィスについては、こちらでより詳細にまとめています。
関連記事：バーチャルオフィスとは？サービスの特徴やメリットデメリットを紹介！

オフィスサービスの市場規模が増加している要因としては以下の3点が挙げられます。

デジタル化・クラウド化で働く場所が流動化

インターネットの発達により、業務のデジタル化・クラウド化が進んでいます。
社員全員が同じオフィスに集まって仕事をしなくても、ビデオ通話アプリを使って会議をすれば対面会議と同等のことができるようになりました。
また、データはクラウドサービスで共有することが可能になっています。このようなデジタルテクノロジーの進化によって、自社オフィスからバーチャルオフィスやレンタルオフィスに移行する企業が増えつつあります。

リモートワークの増加

コロナ禍において、新しい働き方としてテレワークやリモートワークが推進されています。働く場所の変化によりオフィスを持つことの意味が薄れ、「オフィスが不要になった」と感じている企業も多いようです。
とはいえ、企業として事業活動を進めるには「住所」は必要不可欠です。そこで、バーチャルオフィスなどのオフィスサービスに注目が集まっているのです。

副業・兼業の増加

働き方が多様化する中で、副業を解禁する企業が増加傾向にあります。厚生労働省も「働き方改革実行計画」の中で副業や兼業の促進をはかっており、今後も増えていくと予想されます。
会社に所属しながら個人事業主としても活動する方が増える中で、コストを抑えつつ住所や電話番号が得られるオフィスサービスのニーズが高まっています。

バーチャルオフィスのユーザーニーズとしては以下の4点が挙げられます。

自宅住所を公開せずにビジネスを始めたい

開業・起業する際の住所を自宅にすると、不特定多数の人に自分が住んでいる場所を公開してしまうことになります。バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所とビジネス住所を分けることができ、プライバシーを守ることができます。

オフィスのコストを抑えたい

オフィスを借りるにはコストがかかります。敷金や礼金、保証金の他、内装工事費用、家具やデスクの購入なども必要です。オフィスを構えたい場合には、多額のコストがかかります。
その点、バーチャルオフィスはこれらの費用が必要ありません。敷金礼金や内装工事費などは不要で、入会金や保証金も少額で済みます。月々の家賃や光熱費などもかかりません。オフィス維持にかかる諸々のコストを削減したい方にとって、バーチャルオフィスは最適なソリューションだといえます。

早くオフィスを持ちたい

オフィスを持つには時間がかかります。その点バーチャルオフィスなら手続きは短期間で済みます。物件の契約から法人登記までをできるだけ早く済ませたい方にとっても、バーチャルオフィスは魅力的なサービスだといえるでしょう。

起業に向けて信頼性の高い住所を得たい

オフィスがどこにあるのかは、ビジネスの信頼性に大きな影響を与えます。都会の一等地に住所があれば、それだけ信頼性の高い会社と判断されやすくなります。
しかし、実際に都会の一等地にオフィスを構えるのはコストが大きく、簡単ではありません。バーチャルオフィスなら低コストで都会の一等地の住所を得ることが可能です。

バーチャルオフィスを運営するには、下記のサービスを準備する必要があります。想定するユーザーに合わせて必要なサービスを揃えましょう。

運営に必須のサービス

バーチャルオフィスを立ち上げるのに必要不可欠なサービスは以下の2つです。

住所と電話番号

バーチャルオフィスを運営するのにまず必要なのが住所と電話番号です。ビジネスの信頼性やブランド力をつけるために、可能であれば都心の住所と電話番号を持つのが良いでしょう。

郵便物転送

バーチャルオフィスを運営するには、郵便物転送サービスも必要です。バーチャルオフィスを都心に持ち、実際には地方や遠方に居住している方にとっては必要不可欠なサービスだといえます。

プラスであると便利なサービス

必須ではないものの可能であれば準備しておきたいのが以下の3つです。

来客対応

バーチャルオフィスの住所をホームページや名刺に記載していると、その住所に来客の可能性もあります。その際、代理で対応してくれるスタッフがいると安心です。来客対応の内容についてはバーチャルオフィスによって異なりますが、代表者不在の旨を伝えたり、来客者の名前と連絡先を共有してくれるサービスがあります。

会議室

ビジネスをしていると「商談や打ち合わせができる場所が必要」という場面もあります。バーチャルオフィスの中には、貸し会議室を用意しているところも。昨今はビデオ会議が主流になってはいますが、対面での打ち合わせが必要なときにそれができる場所があると安心です。

書類保管

オフィスがないと業務で使用する書類の保管場所に困ることもあるかと思います。バーチャルオフィスの中には、書類を保管できる保管庫が利用できるところもあります。

サービスではないものの会議室利用や書類保管サービスを追加する場合はセキュリティを整備しておく必要があります。安心・安全に利用できる体制を整えましょう。

バーチャルオフィスを運営する場合にかかるコストについて。
自社物件での運営と賃貸物件での運営によってもコストが大きく異なってきます。

賃貸物件で運営する場合の試算例
賃料：20万円
人件費：60万円
ツール・設備費：5万円〜
合計費用：85万円〜

また、自社物件の場合ですと同じオフィスで別事業を行うことでコスト削減が可能です。
希望とする立地や提供サービスをもとに試算してみてください。

バーチャルオフィスを立ち上げ、実際に運営するまでには以下のような流れになります。

【バーチャルオフィスの立ち上げに必要な準備】
・オフィスのエリア選定
・物件選定 ※物件がある場合は不動産交渉
・事業に関わる法律（犯罪防止移転法など）の調査や情報収集
・集客方法や試算
・サービス内容の構築
・運用フローの構築
・転送業務を行う際の備品購入

物件を持っていない場合、物件選びに一番時間がかかるでしょう。
バーチャルオフィス利用者は「商業登記」ができる住所を求めてサービスを利用しますが、複数の商業登記を許可する物件の数はそこまで多くありません。

バーチャルオフィスの運営を検討している方は、まずは物件選びからスタートし、良い物件が見つかるまでの間に同時並行でその他の作業を進めましょう。

コロナ禍をきっかけに普及したリモートワークやテレワークによって、「オフィスにかかる経費は削減できる」と多くの企業が認識しました。「リモートワークをメインにしつつ、オフィスサービスを活用すれば大幅に経費を削減できる」と考える企業は今後も増えていくでしょう。

また、働き方の変化から以前よりも副業や兼業を行う人が増えつつあります。商業登記に必要な「住所」「電話番号」を最低限のコストで得られるバーチャルオフィスは、企業だけでなく個人にとっても非常に有益なサービスです。今後も需要は増加傾向にあるため、成功のチャンスも十分にあると考えられます。

バーチャルオフィスの運営を成功させるには、良い物件が必要です。
今から運営にチャレンジしたいという方は、まずは物件探しに力を入れてみてください。良い物件が見つかれば、成功へのハードルを一つクリアしたといえるでしょう。

バーチャルオフィスは、事業に必要な「住所」を利用できるサービスです。
住所利用だけでなく、届いた荷物の転送、固定電話番号の発行から電話転送、インターネットFAX、貸し会議室など、事業に必要なさまざまなサービスもオプション提供されています。

デジタル化・クラウド化やリモートワークの導入が進み、副業や独立をする人も増加傾向にある現代において、バーチャルオフィスは非常に需要の高いサービスとなっています。
今後も需要の増加が見込まれており、運営にチャレンジするのは悪くない選択肢です。

バーチャルオフィスの運営を検討している方は、今回ご紹介した必要なサービスや運営までの流れを参考に自身の事業計画を考えてみてください。