バーチャルオフィスの会議室とは？設備や費用と選ぶ際のポイント

バーチャルオフィスでには、貸し会議室が提供されているところもがあります。貸し会議室の設備や費用感などの基本情報の他、メリットやデメリット、選ぶ際のポイントについて解説します。

バーチャルオフィスは、住所を提供するサービスです。ビジネスに最低限必要な住所のみを利用できるため、物理的なオフィスを借りるよりもコストを大幅に削減できます。

「貸し会議室」はバーチャルオフィスのオプションのひとつで、必要なときにだけ利用できる便利なサービスです。大きく分けると以下の2つの種類があります。

・バーチャルオフィス住所の一部を貸し会議室として提供している
・貸し会議室を提供する企業と提携しており、数ある会議室の中からニーズに合ったものをリーズナブルに借りられる

会議室の設備は提供する会社によって異なり「机や椅子だけの設備が限られたもの」「ホワイトボードやモニターが完備されているもの」「会議に必要な設備や備品をオプションで追加できるもの」などさまざまです。

利用料金は、立地や設備の充実度、部屋の大きさによって金額が上下します。貸し会議室の利用を検討している方は、契約前にサービス内容を把握し、利用頻度や求める設備を踏まえて選ぶ必要があるでしょう。

貸し会議室を利用するメリット・デメリットについて解説します。

メリット

住所貸しの「物理的な場所がない」という弱点をカバーしつつ、固定費を大幅に抑えられるのが貸し会議室のメリットです。
「来客が多いからオフィスを借りているが、できればバーチャルオフィスで固定費を抑えたい」という方にとっては最適なサービスだといえるでしょう。

デメリット

バーチャルオフィスの貸し会議室のデメリットは、予約が必要なため急な来客には対応できないという点です。また、部屋数や部屋の広さに制限があり、柔軟性にはやや欠けることもあるでしょう。ホワイトボードやモニターなどの備品がオプションの場合は、利用頻度が多いと費用負担が膨らんでしまう可能性もあります。

貸し会議室を選ぶ際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。事前に確認したいポイントを解説します。

立地条件

公共交通機関の乗り継ぎを何度もしなくてはいけなかったり、自宅や駅から離れた場所にあると、移動が大きな負担になってしまいます。また、自宅から近くても、都市圏から遠すぎる場合は、来訪者の負担になる可能性がありです。
自宅から距離と都市圏からの距離のバランスを見て、移動負担が少ない立地を選びましょう。

設備（ネット環境や空調）

会議の際にPCはもちろん、Web会議システムを利用をするのも当たり前になりつつあります。
Web会議を円滑に進めるためには、安定したネット環境が必要不可欠です。Wi-Fiの接続速度やLANケーブルでの接続可否などを確認しておきましょう。接続機器の台数に制限がないかもチェックしておくとよいかもしれません。
また、会議室の空調についても確認することをおすすめします。理想は会議室ひとつひとつに空調がついている個別空調ですが、フロア全体で温度が適度に保たれていれば問題ありません。
もし内覧する機会があれば、暑すぎないか、寒すぎないか、空気がよどんでいないかなどを確認するとよいでしょう。その際には、会議室内が清潔に保たれているかなども確認しましょう。

会議室の部屋数や収容人数

会議室の部屋数が少ないと、すぐに予約で埋まってしまい、来客や会議に支障をきたしてしまう可能性があります。来客の頻度や会議が多い方は、なるべく部屋数が多いものを選んだ方がよいでしょう。
逆に来客の頻度が少ない方は、部屋数が少なくても早めに予約を入れることで対応できる可能性があります。部屋数が多いと料金が高くなってしまうこともあるため、利用頻度がそこまで多くないという方は、部屋数が少なめを選ぶというのも手です。
また、会議室の収容人数についても注意が必要です。もしセミナーなどを開催したいとなれば、大人数を収容できる会議室が必要になるでしょう。先々に必要となる会議室の使用パターンを踏まえて、部屋数や収容人数を確認してみてください。

予約・キャンセル方法

会議室の予約・キャンセル方法についても確認しておきましょう。電話での受付のみだと、日中のスタッフがいる営業時間内に限られてしまいます。。それでは急遽打ち合わせを入れたい場合や、スケジュールの調整が夜遅くなってしまった場合など会議室を確保できないかもしれません。
オンラインでの予約システムがあれば、出先からスマートフォンで予約を取ることもできます。日程変更やキャンセルが必要な場合もオンライン予約システムがあれば便利です。

費用・支払い方法

貸し会議室の費用や支払い方法は、バーチャルオフィスによって異なります。
費用形態としては、たとえば以下のようなパターンがあります。

・「○○分○○円」などの利用単価が設定されており「利用時間×単価」で計算されるもの
・「○○～○○時」「○○～○○時」などの枠ごとに価格が設定されているもの

このような費用形態のほか、基本料金以外に発生する費用についても確認しましょう。基本料金以外で発生する料金としては以下が挙げられます。これらの料金設定がどうなっているかも契約前に確認しましょう。

・オプションサービスの料金
・夜間や休日利用の割増料金
・キャンセル料や遅延料

費用は2名1時間500～1,000円程度で借りられるものから、6〜7名1時間5,000～20,000円程度で借りられるものまでさまざまです。利用時間と収容人数が増えると費用が高くなっていき、10名以上4時間以上利用で80,000円程度のものもあります。また、設備の充実度や貸し会議室の立地などでも変動します。

支払い方法としては、利用する度に支払いが発生するパターンや月末に利用回数を計算してまとめて支払うパターンなどがあります。利用する度に支払いをする場合、経費処理の回数が増えるため、自分で経費処理を行っている方は月末にまとめて支払う方がよいかもしれません。

DMMバーチャルオフィスは、幅広くお客さまにご利用いただけるよう、貸し会議室提供会社3社と提携をしています。バーチャルオフィスの会員様に割引クーポンを配布しており、全国にある約3,700室もの会議室を最大20%割引で利用できます。（2021年9月時点）

提供室数が多いため、用途や立地条件に合わせて選びやすい他「予約で埋まっていて利用できない」ということも少ないはずです。

提携貸し会議室の概要

DMMバーチャルオフィスが提携している、貸し会議室提供会社3社をご紹介します。

SPACEMARKET（スペースマーケット）

「貸切で静かに会議ができるスペースがほしい」「ライブ配信のためのスペースを探している」「大人数でパーティができるスペースを探している」など、ビジネスからプライベートまで、さまざまな用途に合ったスペースを提供しています。15,000件以上のスペースを掲載しており、スペース探しから予約～支払いまでWebで簡単に完結できるのもポイントです。
DMMバーチャルオフィス契約者は、クーポンコード入力で10%割引になる特典も付いています。最大割引額50,000円です。
URL：https://www.spacemarket.com

TIME SHARING（タイムシェアリング）

「会議室・セミナー」「ワークスペース」「撮影収録」「パーティ・二次会」「展示会・ポップアップストア」「交流会・懇親会」など、多岐にわたる用途に合致したスペースを提供しています。貸し会議室やレンタルスペースを都内中心に200拠点以上運営しており、業界では珍しい月額定額制サービスでリーズナブルに利用ができます。
DMMバーチャルオフィスの契約者は、クーポンコード入力で20%割引になる特典が付いています。
URL：https://time-sharing.jp

Tink Desk

賃貸住宅やホテルの空室を活用して、誰でも15分から使えるワークスペースやミーティングルームを提供しています。福岡と東京を中心に拠点があり、「4K対応大型モニター」「電動昇降デスク」「ワークチェア」「ホワイトボード」などが完備された充実した空間で仕事・会議が行えます。予約からお会計まで、すべてLINEで完結する手軽さもポイントです。
DMMバーチャルオフィスの契約者は、招待コードの入力で3時間無料になる特典が付いています。
URL：https://office.tinklock.com

バーチャルオフィスの貸し会議室は、固定費を抑えつつ必要に応じて来客にも対応できる、非常に便利なサービスです。
固定費の削減と来客対応が同時に叶うというメリットは、起業を検討している方にとって非常に大きいのではないでしょうか？

立地条件や会議室のスペック（部屋数や収容人数、設備）など、契約前に確認しておきましょう。

DMMバーチャルオフィスは、提供住所での貸し会議室は行っていないものの、貸し会議室提供会社3社と提携しています（2021年9月時点）。さまざまな用途に合った会議室を利用できるので、貸し会議室付きのバーチャルオフィスをお探しの方は、ぜひ選択肢のひとつとして検討してみてください。

参考：DMMバーチャルオフィスのサービス一覧