バーチャルオフィスは評判が悪い？想定されるトラブルと対処法

バーチャルオフィス利用を検討していて評判が気になる方もいるかと思います。バーチャルオフィス運営者目線で過去の経緯を解説するとともに、バーチャルオフィスのメリット、デメリット、想定しうるトラブルについてもご紹介します。契約前の判断目安にしていただけますと幸いです。

バーチャルオフィスの悪い評判の一つに違法性を問われていることが挙げられます。
こちらではなぜそうなってしまったのか？バーチャルオフィス運営としてどのような対応をとっているかについて解説します。

バーチャルオフィスの違法性は？

バーチャルオフィスに違法性はありません。かつて、バーチャルオフィス利用者の違法性が問われることがありました。
詐欺業者などが、バーチャルオフィスを利用して営業していたことが主な原因として挙げられます。

しかし、最近ではバーチャルオフィス運営会社が本人確認や厳格な審査基準を設け、サービスを利用できない業者を明確に定めています。
バーチャルオフィス住所での法人登記や法人口座の開設も問題なくできるなど信用度も高まっており、最近では安心して利用できるサービスとなっています。

バーチャルオフィス利用における具体的なメリット・デメリットについてご紹介します。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットとしては以下の3点が挙げられます。

・ 都会一等地やビジネス街などの住所を取得できる
・ 自宅住所を公開せずに済む
・ 時間やコストを大幅に削減できる

それぞれの詳細については以下で解説します。

都会一等地やビジネス街などの住所を取得できる

バーチャルオフィスを利用することで事業に必要な「オフィス住所」を取得できます。
事業を始めるにあたって、法人登記だけでなく名刺やWebサイトに記載するためにも住所は必要です。
また、きちんとした住所があることで対外的な信用を得やすくなります。

自宅住所を公開せずに済む

コストを最大限削減するのは自宅を商業登記することです。
しかし、登記住所はWebサイトなどで一般公開されるので自宅住所が不特定多数の人にさらされてしまいます。
バーチャルオフィスを利用することでこういったセキュリティやプライバシー面を守ることができます。

時間やコストを大幅に削減できる

これから起業したい方や個人事業主にとってコストは死活問題です。
固定オフィスを所有すると初期費用だけでなく家賃光熱費などのランニングコストが発生します。
バーチャルオフィスであればこれらのコストを最小限に抑えることができます。
また、固定オフィスを持たないため交通費の削減や時間の有効活用につながります。
郵送物転送など働く環境に必要なバックアップも提供しているので安心です。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスを利用するデメリットとしては以下の3点が挙げられます。

・受け取りできない荷物がある
・荷物が手元に届くまでに時間がかかる
・業種によっては利用できない、不向きな場合がある

それぞれの詳細については以下で解説します。

受け取りできない荷物がある

大きな荷物やクール便、本人限定郵便など、ものによってはバーチャルオフィスでは受け取りできない場合があります。
受け取れない荷物に関しては、サービス提供会社によって異なりますので申し込み前に確認しましょう。

参考：DMMバーチャルオフィスで受け取れないお荷物について

荷物が手元に届くまでに時間がかかる

バーチャルオフィスに届いた荷物は転送処理がされるため手元に届くまでに一定の時間がかかります。
荷物が届いた際の通知方法やどの頻度で転送を行っているか、到着荷物を即時転送してくれるようなサービスはあるのかについても確認しましょう。

業種によっては利用できない、不向きな場合がある

バーチャルオフィスはすべての業種で利用できるわけではありません。
一部法令で利用に制限がかかっている業種があるため、利用する際は申し込み前に確認しましょう。

自分に合った選び方と契約前に確認をしっかり行えば、バーチャルオフィスのメリットをしっかり受けることができ、トラブルに悩まされることもありません。ここでは、バーチャルオフィスの選び方と契約前に確認したいポイントについてご紹介します。

自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶ3つのステップ

以下の3つのステップでバーチャルオフィスを選んでみてください。

1. 利用目的の整理、利用サービスの優先度を決める

バーチャルオフィスのサービスにはさまざまなバリエーションがあります。この中から、自分に合ったサービスを選ぶには、まず利用目的の整理が必要です。
利用目的を整理することで、自分にとって必要なサービスを把握できます。
必要なサービスが把握できたら、次に優先度をつけましょう。
「固定電話番号が必要」「広めの会議室を利用したい」など、利用したいサービスを優先度順に並べてみてください。

2. 月々の予算を考える

月々の予算によって、利用できるプランや追加できるオプションが変わってきます。月々どの程度までなら支払えるのかを考え、予算を決めましょう。

3. 優先度の高いサービスが含まれたプランを探す

自分にとって必要なサービスは、バーチャルオフィスの利用目的によって変わります。。例えばネットショップを開業する目的の場合、必要なサービスは「住所、電話番号、郵便物転送サービス」などが考えられます。
利用目的に合わせて、必要なサービスが含まれているプランを探しましょう。求めるサービスのすべてが含まれたプランがない場合、優先度が高いサービスが含まれたものを選び、不足分はオプションでの追加を検討するとよいでしょう。

各社のプランを比較する際の注意点などについては、以下の記事に詳細を記載しています。
バーチャルオフィスの選び方について詳しく知りたい方はこちらをご確認ください。

前もって希望するバーチャルオフィスの口コミを調べる

ネットで 希望するバーチャルオフィスの口コミも調べておきましょう。
バーチャルオフィスのWebサイトに口コミや体験談などが掲載されている場合があります。利用者の実際の声をを確認してみてください。

契約前のその他のチェックポイント

契約前に以下のポイントについて確認しておきましょう。

今回ご紹介したチェックがしっかりできれば、契約後にトラブルになることはほとんどなく、安心して利用できるはずです。利用を検討している方は、ぜひ確認してみてください。

関連記事：バーチャルオフィスの選び方や契約前のチェックポイントを解説！

最後にバーチャルオフィスで想定されるトラブルについてご紹介します。
選び方や契約前の確認が不十分だと以下のようなトラブルに巻き込まれる可能性があります。

Webサイトの料金表示がわかりにくい

Webサイトの料金表示がわかりにくく、追加で費用が発生するケースが考えられます。
例えば、「郵便物転送料は運営会社負担となっていたが、重量制限などの条件があり、結果的にほとんどの郵便物に転送費用が発生した」といったケースが起こりえるでしょう。
料金表がない、または料金表がわかりずらい場合は、運営会社に一度問い合わせて「どのサービスにどのくらいの費用がかかるか」「別途発生する費用はないか」を確認しましょう。

事業の許可証がおりなかった

人材派遣業や弁護士など、開業に占有スペースが必要な業種では、事業許可証が取得できない場合があります。
開業を予定している業態がバーチャルオフィス住所で営業可能か不安な場合、自身で法令を確認する、または同じ業種の方に聞いてみるとよいでしょう。

運営会社の倒産で住所利用できなくなった

契約中のバーチャルオフィスが倒産してしまった場合、気をつけたいのは契約書の記載です。 倒産後自動的に契約が終了すると思いきや、倒産後も契約が続いていて利用料金を払い続けていたというケースも。

郵便物を他の会員に渡してしまっていた

郵便物の取り扱いがあるバーチャルオフィスでは、自分宛ての荷物が誤って他の利用者に渡ってしまう可能性もあります。
直接オフィスで受け取る場合、バーチャルオフィス側が本人確認をしっかりと行っているか契約前に調べておきましょう。

バーチャルオフィスは、一部の違法業者が利用したことで評判が悪化した時期があります。最近では、審査が厳格化されたことで悪用されることは少なくなり、違法性を問われるような悪い評判はほとんどなくなってきました。
また、法人登記や法人口座開設の住所にも利用できるなど、信用度も向上しています。
悪い評判がなくなったからといって、選び方や契約前の確認を怠らないよう注意してください。
今回ご紹介した選び方やポイントを参考に、契約内容をしっかり吟味しましょう。