バーチャルオフィスの閉鎖に備える！倒産リスクがある運営会社の特徴

バーチャルオフィスの運営会社が倒産すると住所を利用できなくなります。また、契約中の拠点のみが閉鎖されてしまう可能性もあります。この記事では、倒産・閉鎖のリスクがある運営会社を見極める方法やいざというときのバーチャルオフィスの解約方法についてご紹介します。

運営会社の倒産・閉鎖による被害にあわないようにするためには、バーチャルオフィスを契約する段階で、倒産・閉鎖リスクがないかどうか、入念にチェックしておくことが大切です。

倒産・閉鎖リスクがある運営会社の特徴

以下のポイントに当てはまる数が多いほど、倒産・閉鎖のリスクが高いといえます。

運営期間が短く拠点も少ない

会社としての運営期間が短く、バーチャルオフィスの拠点も少ない運営会社には注意が必要です。こういったバーチャルオフィスは一般的に見て、倒産のリスク・閉鎖のリスクが高いといえます。ただ、運営会社が大手である、もしくはその他の事業も展開しているなどの場合はこの限りではありません。

事業がバーチャルオフィスのみ

運営会社の事業内容がバーチャルオフィスのみというのも、倒産リスク・閉鎖リスクが懸念されます。
事業内容がバーチャルオフィスだけだと、事業が上手くいなかったときに他で補填できず、そのまま倒産してしまい可能性があります。

格安を売りにしている

ネット検索をしてみると、格安のバーチャルオフィスがたくさんあります。「格安だから倒産リスクがある」と一概にはいえませんが、「他社に比べて明らかに安すぎる」「同じ地域にある同条件のバーチャルオフィスに比べて安すぎる」というような場合、赤字経営が続いて倒産や閉鎖のリスクを負っている可能性があります。

Webサイトから倒産・閉鎖の可能性を確認

「格安」「期間限定サービス価格」といった謳い文句につられて契約してしまうのは危険です。月額料金やサービス内容だけで判断せずに、運営会社自体をきちんと調べることが大切です。
まずは運営会社のWebサイトを見て、信頼がおける会社なのか・倒産や閉鎖のリスクがないかを確認しましょう。
チェックしたいのは、会社の設立年度・拠点数・資本金・事業数などです。このような最低限の会社情報が掲載されていない場合は、避けたほうが良いでしょう。また、運営実績などから今後も継続的に運営されるバーチャルオフィスなのかを見極めましょう。

実際に問い合わせをして、運営スタッフの対応の仕方を確認してみるのも良いでしょう。

運営会社のことをしっかり調べて「ここなら大丈夫」と思っても、倒産や閉鎖のリスクがゼロになるわけではありません。万一に備えて、契約前に解約方法も確認しておきましょう。

解約の流れ

一般的なバーチャルオフィスの解約方法は以下となります。

なお、運営会社によっては他にも手続きがある場合もありますので、契約時に必ず確認しておきましょう。

解約に伴う登記の住所変更

バーチャルオフィスを解約した場合、法人登記されている住所の変更手続きが必要になります。これを移転登記といいます。
移転登記の期限は、変更日から2週間以内です。2週間を過ぎてしまうとその後に登記の申請をした際に100万円以下の過料制裁が課される恐れがあります。
移転登記にかかる費用は、移転先の所在地が移転前の所在地と同じ法務局管轄内であれば登録免許税3万円、管轄外であれば6万円になります。
参考：法務局「商業・法人登記の申請書様式」

バーチャルオフィスを解約する際は、以下の点に気をつけましょう。

解約1カ月前には手続きをする

ほとんどの運営会社で、解約したいタイミングの1カ月前にその旨を伝え、書類の手続きをする必要があります。1カ月を過ぎていた場合、翌月分の月額料金が発生することがあります。

違約金について確認する

運営会社の倒産や閉鎖による解約の場合は別ですが、こちら都合で解約する際は違約金に注意しましょう。一般的なバーチャルオフィスでは、契約時に「利用期間」が定められおり、更新月以外での解約には違約金が発生します。運営会社によりますが、半年〜1年以上の契約となっていることがほとんどです。契約時に利用期間についてしっかり確認しておくことが大事です。

保証金の返金について確認する

倒産や閉鎖などの運営会社の都合によって解約を余儀なくされた場合に、契約時に支払っていた保証金が返金されるのかどうか、契約時に確認しておきましょう。
DMMバーチャルオフィスの場合、補填に利用されない限り解約時に返金されます。

参考：DMMバーチャルオフィスの保証金の返金について

解約後は住所表記を削除する

解約後にWebサイトやパンフレット、名刺などにバーチャルオフィスの住所を記載したままにしていると、その期間の使用料や延滞料金、遅延損害金などを請求されることがあります。解約後はWebサイト等の住所を削除し、削除漏れがないかどうか確認しましょう。

解約後の郵送物は宛先不明で送り主に返送される

一般的に郵便局に転居届を提出することで、旧住所から新住所に郵便物を転送してもらうことができます。
しかしバーチャルオフィスの場合、転居届の利用を認めていないことがほとんどです。
また、郵便局窓口によってはバーチャルオフィスの場合、転居届を受理するところとしないところがありました。

解約後に届いた郵便物はすべて送り主に返送されることになってしまうため、取引先などには新住所を早めに周知しておく必要があるでしょう。

バーチャルオフィスはこれからのビジネス形態にマッチしたサービスです。しかし、倒産や閉鎖のリスクがあるということも頭に入れておきましょう。

検討中の段階であれば、倒産や閉鎖のリスクがある運営会社の特徴を参考に、利用するバーチャルオフィスを絞り込んでいきましょう。契約前には、万が一に備えて解約時の注意点についてクリアにしておきましょう。契約時には慎重に内容を確認することをおすすめします。

また、現在利用しているバーチャルオフィスを解約して新しいバーチャルオフィスの利用を検討している方もいるかと思います。安全なバーチャルオフィスの選び方について詳しく知りたい方は、あわせてこちらの記事をご確認ください。

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