バーチャルオフィスの郵便物転送サービスとは？サービス内容と選び方

バーチャルオフィスの代表的なサービスに「郵便物転送サービス」があります。基本プランの中に含まれていることが多いものの、提供内容が運営会社によって異なります。この記事では、郵便物転送サービスの特徴や選ぶ際のポイントについて解説します。

バーチャルオフィスの住所宛に届いたはがきや荷物を転送してくれるのが、郵便物転送サービスです。たいていの場合、郵便物が届くと利用者にお知らせが届き、その後郵便物を転送する流れになっています。

DMMバーチャルオフィスでは、以下の4つを提供しています。

参考：DMMバーチャルオフィスの郵便サービスの詳細はこちら

なお、転送にかかる費用はプランとは別に契約者が負担することになっています。

郵便物転送サービスと私書箱の違い

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスと似たものに私書箱があります。
私書箱とは、自宅住所以外の場所に設置された郵便物受取箱のことです。郵便私書箱と私設私書箱の2つの種類があります。

郵便私書箱

郵便局内に設置される私書箱。住所の宛名の箇所に「郵便局名　私書箱　私書箱番号」などと記載することで、郵便物が自宅住所ではなく私書箱に届くようになります。郵便局に申し込むことで無料で利用できます。
参考：日本郵便「郵便局留・郵便私書箱」

私設私書箱

郵便局以外の業者が設置した私書箱。郵便私書箱と異なり、有料であることがほとんどです。郵便物を受け取り、保管してもらえる他、指定された住所までまとめて転送してもらえます。

私設私書箱は、住所の後に番号が振り当てられています。郵便物の住所を見ると私書箱を利用していることがわかるため、ビジネスにはあまり向かないでしょう。
プライベートであれば問題ありませんが、ビジネス利用を検討している方にはバーチャルオフィスの郵便物転送サービスがおすすめです。

郵便物転送サービスのプランは運営によって異なる

バーチャルオフィスが提供する郵便物転送サービスは、運営会社によって内容が異なります。
料金体系や転送のタイミング、基本プランに含まれるサービスとオプションで追加できるサービスなどをよく確認し、自分に適したプランを比較検討しましょう。

また、運営会社が複数の店舗を運営している場合は、利用する店舗によって郵便物転送サービスの内容が異なる場合があります。運営会社だけでなく、利用する店舗ごとにサービス内容に違いがないかも確認しましょう。

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを確認する際には、どのようなポイントを確認すれば良いのでしょうか。ここでは、郵便物転送サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。

【郵便物転送サービス選びのポイント】

郵便物の転送頻度

郵便物転送サービスの転送頻度を確認しましょう。基本プランに含まれる郵便物転送サービスの転送頻度は「週1回」または「月1回」など、利用するバーチャルオフィスによってさまざまです。注意するべきなのは、転送費用が利用者負担の場合にコストがかさむこと。
毎週転送してもらう必要がない場合は「月1回」など、頻度が少ないサービスを選択しても良いでしょう。

また、オプションで「即日転送」を提供しているバーチャルオフィスもあるため、必要な場合は追加を検討しても良いでしょう。

郵便物転送費用の内訳

郵便物の転送費用がプラン料金に含まれているかを事前に確認しましょう。
プランに含まれている場合と含まれていない場合の違いは以下です。

・郵便物の転送費用がプランに含まれている
基本プランの料金が高めだが、郵便物転送サービスの利用頻度が多い場合は有利。ただし、荷物の大きさ・重さ・回数などの条件が付いていることがほとんど。条件についての確認が必要。

・郵便物の転送費用がプランに含まれていない
基本プランの料金が安め。郵便物転送サービスの利用頻度が少ない場合は、基本料金を抑えられるためこちらがお得。

郵便物転送サービスの利用頻度が多い方は「転送費用がプランに含まれているもの」、利用頻度が少ない方は「転送費用がプランに含まれていないもの」を目安にプランを選んでみてください。
また、転送費用は普通郵便と簡易書留で異なります。それぞれどの程度の金額になるかも確認しましょう。

着払いの受取

基本的にバーチャルオフィスでは着払いに対応していないことがほとんどです。
運営会社によっては別料金で対応してくれる可能性もあるため、どうしても必要な場合は問い合わせてみましょう。

郵便物の来店受取

郵便物の転送を利用せずに、契約しているバーチャルオフィスに直接出向いて荷物を受け取る来店受取をしたいという方もいるかもしれません。
受付スタッフが常駐している場合は、郵便物をオフィスの窓口で直接受け取れる可能性があります。

郵便物の確認

ほとんどの場合は、郵便物が届いた場合に利用者に通知を行っていますが、中には通知がない場合もあるかもしれません。
事前に、郵便物が届いた際の通知の有無と通知方法をホームページなどから確認しましょう。通知方法としてはメール、電話、会員専用サイトなどが挙げられます。

また、通知をしてくれる場合、「荷物が届いたという通知のみ」「名前・住所・郵便物のタイプや大きさまで共有」など、どこまで情報を共有してくれるのかも確認しましょう。
DMMバーチャルオフィスの場合は、届いた郵便物の写真を撮影して通知します。そのため、通知で郵便物に関するすべての情報を共有できます。

郵便物の廃棄

バーチャルオフィスによっては、指定郵便の廃棄に対応しています。廃棄する郵便物を指定すれば、シュレッダーなどで廃棄作業を行ってくれます。
また、郵便物の保管に対応しているバーチャルオフィスでは、保管期間が定められています。それを過ぎると、そのまま廃棄処分となるケースもあるようです。
郵便物が多い方は、廃棄対応の可否や保管について確認しておきましょう。

外国語の郵便物の受取

郵便物に記載されている宛名が、日本語ではなく外国語の場合も受取・転送してもらえることがほとんどです。
別途料金が必要などといったこともありませんが、外国から郵便物が届く可能性がある方は、外国語の郵便物の受取・転送の可否と料金について念のため確認しておくとよいでしょう。

受取できない郵便物

郵便物転送サービスでは、すべての荷物を受け取れるわけではありません。中には受け取りができないものもあるため、受取不可な荷物にはどんなものがあるのかについても、運営会社に事前に確認しておきましょう。

DMMバーチャルオフィスでは、以下に該当する荷物の受取ができません。
受け取れない郵送物が届いた場合は「不在票」対応、または差出人への返却となります。

参考：DMMバーチャルオフィスの郵便サービスの詳細はこちら

郵便物転送サービス以外のバーチャルオフィスのサービス内容についてご紹介します。

バーチャルオフィスが提供する基本サービス

バーチャルオフィスのサービスには、基本料金に含まれるものと有料のオプションがあります。

メインとなる「住所利用」の他、主要なオプションとして頻繁に利用されているのが「電話番号・FAX番号の利用」です。
その他、「会議室や打ち合わせスペースの利用」「電話秘書代行」「法人登記サポート」などのオプションサービスがあります。

ここでは、基本サービスの「住所利用」と主要オプションの「電話番号・FAX番号の利用」について、詳しくご説明します。

住所利用

バーチャルオフィスのメインサービスである「住所利用」。住所を利用するには基本的に物理的な場所が必要ですが、バーチャルオフィスを利用することで、住所のみを借りることができます。
借りた住所は、名刺やホームページなどに記載できるのはもちろん、法人の本店や支店の住所として登記できるところもあります。
ビジネスを始める際に信用を得やすくなるというメリットがあり、かつセキュリティ対策やブランディングにも役立ちます。

電話番号利用

固定電話番号を提供しているバーチャルオフィスもあります。
固定電話番号への着信を自分の携帯電話に転送してもらったり、バーチャルオフィスの受付に対応を代行してもらったりすることもできます。
留守番設定や、時間外アナウンスなどに対応しているかどうかは、運営会社によって異なります。必要な場合は、事前に確認するようにしましょう。

ビジネスにおいて固定電話への信頼は未だに厚いため、固定電話番号があると取引先からの信用を高めることにつながりそうです。

FAX番号利用

FAXについては、運営会社により提供サービスが大きく異なります。
以下の3つのポイントを確認しましょう。

・ 共通番号と専用番号
バーチャルオフィスで提供されるFAX番号には、共通と専用の2種類があります。共通FAX番号は、バーチャルオフィス利用者とFAX番号を共有することになります。
そのため、送り主が宛名を書き忘れると届いていることに気づけず、紛失のリスクが高まります。
専用番号は自身にのみ発行されているため、他の利用者のFAXと混ざることはありません。FAXに気づけなかったり、紛失したりしてしまうリスクはほとんどないでしょう。

・FAXの共有方法
届いたFAXの共有方法は、「手動でPDFにして送付」もしくは「インターネットFAXでデータ送付」の2種類が一般的です。セキュリティの観点や共有までのスピードを考えると「インターネットFAXでデータ送付」に分がありますが、費用感が高くなる可能性があります。用途に合わせて選びましょう。

・番号の先頭の数字
バーチャルオフィスで提供されるFAX番号には「06」「050」などの種類があります。用途や、セキュリティーの観点から、自分の用途に合ったものを選びましょう。

郵便物転送サービスは、バーチャルオフィスの基本プランに含まれていることが多いサービスです。郵便物転送サービスを利用することで、バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物を受け取ってもらえ、指定の住所に転送してもらえます。

郵便物を受け取り、利用者に転送するという基本サービスはどのバーチャルオフィスでも同じですが、転送頻度や転送費用などは、運営会社や利用店舗によって異なるため必ず利用前に確認するようにしましょう。
利用前に確認したいポイントについては、郵便物転送サービスを選ぶ際のチェックポイントの項目を参考にしてください。

バーチャルオフィス利用者にとって「郵便物転送サービス」は、欠かせないものです。
利用したいバーチャルオフィスをいくつか決めたら、プラン内容を比較し自分にあったものを選びましょう。